La automatización del ingreso de pedidos puede ser un salvavidas para las empresas.

Imagínese esto: son las rebajas de fin de temporada y su sitio web está inundado de pedidos. Pero en lugar de caos, reina la calma, ya que los pedidos se capturan automáticamente, se validan los detalles y se comprueba el inventario con una mínima intervención manual.

Este tipo de costura procesamiento de pedidos de venta El flujo de trabajo no es una fantasía. Esto se puede lograr mediante el procesamiento automatizado de pedidos. En este artículo, analizaremos qué es la automatización de entrada de pedidos, cómo funciona y cómo implementarla. También exploraremos ejemplos de automatización de pedidos que pueden acelerar su proceso de gestión de pedidos.

¿Qué es la automatización de entrada de pedidos?

La automatización del ingreso de pedidos es una tecnología que automatiza la recepción, el ingreso y el procesamiento de los pedidos de los clientes. Optimiza el ciclo de pedido a cobro, Comenzando con captura de orden desde varios canales de venta como correo electrónico, plataformas sociales, tiendas en línea, aplicaciones móviles, EDI, agregadores y sitios web.

Una vez que se valida el pedido de un cliente, se identifican y corrigen los errores, y los detalles del pedido se exportan al sistema CRM (Customer Relationship Management) o ERP (Enterprise Resource Planning). El sistema de procesamiento de pedidos actualiza automáticamente el inventario, genera pedidos de venta y facturasy prepara y rastrea los envíos.

Un reporte de Encuesta de McKinsey descubrió que la automatización reducía los costos entre un 10 y un 15 % y reducía el tiempo de procesamiento de pedidos de 2 a 3 días a 1 a 2 horas. Los sistemas automatizados de procesamiento de pedidos ahora agilizan el proceso de pedidos, minimizando las tareas manuales y optimizando la eficiencia.

¿Cómo funciona la automatización de la entrada de pedidos?

Los sistemas automatizados de procesamiento de pedidos combinan el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la inteligencia artificial (IA) y la automatización integrada del flujo de trabajo para automatizar completamente la entrada y el procesamiento de pedidos, lo que facilita y agiliza significativamente su carga de trabajo.

No es necesario ser un genio técnico para comprender o implementar esta automatización del flujo de trabajo. Analicemos el procesamiento de pedidos de ventas y analicemos el impacto potencial de implementar un sistema de procesamiento:

1. Captura de pedidos

Cada vez que recibe el pedido de un cliente, el sistema de procesamiento automatizado de pedidos lo captura. Esto puede ser desde varios canales como correo electrónico, EDI, tienda en línea, Instagram o una entrada de Typeform. Todo lo que debe asegurarse es que el sistema esté adecuadamente integrado con sus canales de entrada de pedidos.

2. Validación del pedido

Utilice condiciones predefinidas para validar los pedidos de los clientes. Por ejemplo, todos los pedidos que superen un límite específico o con pagos a crédito se enviarán para revisión manual. Esto ayuda a evitar retrasos en el procesamiento del pedido. El sistema de automatización de pedidos también puede detectar errores, desde SKU que no coinciden y cantidades incorrectas hasta detalles incorrectos del cliente.

3. Procesamiento de pedidos

Después de la validación y corrección de errores, el sistema procesa el pedido, genera un pedido de venta, actualiza el inventario, genera facturas e inicia el envío si es necesario. Todo el proceso está automatizado, garantizando eficiencia y precisión.

4. Preparación de pedidos

La preparación de pedidos automatizada, impulsada por robótica e inteligencia artificial, acelera y refina la selección y el envío de productos, impulsando la eficiencia, acelerando las entregas y reduciendo los errores para brindar mejores experiencias al cliente.

5. Seguimiento de envíos

Algunos sistemas de procesamiento de pedidos también pueden gestionar el seguimiento del envío, actualizando el estado del pedido en tiempo real. Puede mantener a sus clientes informados sobre el estado de su pedido sin realizar un seguimiento manual de cada envío.

6. Exportación de datos

Todos los datos del pedido, como la cantidad solicitada, los nombres de los artículos, los detalles de la factura y números ITN, se puede enviar y sincronizar automáticamente con sus sistemas de gestión de pedidos o ERP para garantizar registros precisos y actualizados.

La automatización de pedidos puede implicar múltiples plataformas (software de automatización del flujo de trabajo, sistemas ERP, CRM y sistemas de inventario) para una gestión integral de procesos, o podría ser una herramienta independiente especializada adaptada a industrias o tamaños de empresas específicos. La configuración exacta variará según el software elegido y los requisitos comerciales.

Los problemas con la entrada manual de pedidos

La precisión de la cadena de suministro de las operaciones minoristas en EE. UU. es sólo 63% de media. Los índices de precisión bajos como este a menudo se deben a la entrada manual de pedidos. Puede que funcione para empresas emergentes con pocos pedidos, pero a medida que su negocio se expande, la entrada manual puede causar problemas importantes, como errores de datos y comunicación, perjudicando la experiencia del cliente y su éxito.

Repasemos los principales desafíos que conlleva el ingreso manual de pedidos:

El desafío	El impacto	Consecuencias negativas
Interrupciones del flujo de trabajo	La entrada manual requiere pausas constantes para aprobaciones y verificación de pedidos.	Conduce a retrasos y al incumplimiento de plazos, lo que dificulta la eficiencia y el rendimiento generales.
Agotamiento del personal	Los equipos se ven abrumados por grandes volúmenes de pedidos, lo que los lleva al agotamiento.	Mal bienestar del personal, aumento de las tasas de error y disminución de la calidad del servicio al cliente y de los ingresos.
Tiempos de procesamiento extendidos	Cada paso manual, desde la recepción hasta el envío, es lento y requiere mucha mano de obra.	Cuellos de botella durante los períodos pico, retrasos en el cumplimiento y posible pérdida de negocios.
Retrasos en la aprobación y el enrutamiento	Las aprobaciones manuales y la falta de rutas claras crean ralentizaciones.	Ineficiencias en el ciclo de vida de los pedidos, ciclos de pago extendidos y operaciones tensas en la cadena de suministro.
Errores de datos	La entrada humana es susceptible a errores, desde simples errores tipográficos hasta graves discrepancias de datos.	Conduce a problemas de facturación, errores de envío y clientes insatisfechos debido a una gestión defectuosa de los pedidos.
Desafíos en el seguimiento de pedidos	El seguimiento manual de los pedidos puede ser caótico y requerir navegar a través de documentos o sistemas.	Da como resultado estados de pedidos opacos, aumento de consultas de los clientes e insatisfacción debido a retrasos.

El crecimiento empresarial exige procesos eficientes; el ingreso manual de pedidos no es eso. Lleva mucho tiempo, es propenso a errores y no ofrece el nivel de visibilidad y control que las empresas modernas necesitan para el cumplimiento exitoso de los pedidos.

Los beneficios de la automatización de pedidos

Su equipo de gestión de pedidos le agradecerá que cambie al procesamiento automatizado de pedidos. Dado que el 67.4% de los gerentes de la cadena de suministro todavía utilizan hojas de cálculo de Excel como herramienta de gestión, es fácil pensar que es suficiente.

Pero podría ser mejor. La automatización de pedidos ofrece numerosos beneficios que superan con creces la comodidad y familiaridad de los sistemas manuales.

1. Mejora la satisfacción del cliente: Los primeros en adoptar la automatización experimentaron un aumento del 10 al 15 % en la eficiencia y hasta un 10 % de aumento en las ventas, además de mejorar las interacciones y la satisfacción del cliente. La automatización permite a las empresas gestionar los pedidos de forma más rápida y precisa, lo que conduce a mejores ventas y al éxito de los clientes.

2. Reduce las tasas de error: El 50% de las tareas de gestión de pedidos son altamente automatizables, lo que reduce el riesgo de error humano. Esto puede dar como resultado pedidos correctos y oportunos, lo que genera un mejor servicio al cliente y menos devoluciones.

3. Mejora la escalabilidad empresarial: El ingreso de pedidos automatizado permite a las empresas manejar más pedidos con el personal existente, lo que facilita el crecimiento sin aumentar los costos. Además, la automatización del cumplimiento de pedidos garantiza una entrega oportuna y precisa, lo que mejora la satisfacción del cliente y la confianza en su marca.

4. Ayudas en la gestión de inventarios: El 43% de las pequeñas empresas no realizan un seguimiento del inventario. Con el ingreso de pedidos automatizado, se pueden realizar actualizaciones del stock en tiempo real, lo que reduce las posibilidades de sobreventa o subventa de artículos y mejora la gestión general del inventario.

5. Ahorra tiempo y mejora la velocidad de los pedidos: La automatización resultó en una reducción de costos del 10 al 15 por ciento y una reducción de los tiempos de procesamiento, de dos o tres días a una o dos horas. Esto significa que las empresas pueden optimizar su ciclo de pedido a cobro y garantizar tiempos de entrega más rápidos y clientes más satisfechos.

Fuentes de datos: McKinsey y Zipia.

¿Quién se beneficiará de la automatización del ingreso de pedidos?

La automatización del ingreso de pedidos puede beneficiar a varios roles dentro de una empresa, independientemente de la industria. Si su trabajo implica gestionar pedidos en cualquier capacidad, la automatización del ingreso de pedidos puede mejorar significativamente su eficiencia y precisión.

A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo diferentes roles laborales pueden beneficiarse de la automatización del ingreso de pedidos:

Función	¿Cómo se benefician de ello?
Equipo de ventas	– Automatización de la entrada de pedidos – Seguimiento del estado del pedido – Actualización de datos del cliente – Seguimiento de pedidos no cumplidos
Contabilidad	– Automatizar la facturación relacionada con los pedidos. – Actualización de CRM con estados de pago – Seguimiento y conciliación de los ingresos por ventas.
Inventory Manager	– Automatización de actualizaciones de inventario basadas en pedidos. – Seguimiento de niveles de inventario y alertas de reposición – Gestión de devoluciones y reembolsos de pedidos.
Servicio al Cliente	– Seguimiento del estado del pedido para consultas de los clientes. – Automatización de la comunicación para actualizaciones de pedidos. – Gestionar los comentarios de los clientes sobre los pedidos.
Gerente de comercio electrónico	– Automatización del procesamiento de pedidos. – Seguimiento de ventas – Gestión de opiniones de clientes. – Manejo de cargos y devoluciones fallidos
Gerente de la Cadena de Suministro	– Automatizar el seguimiento de pedidos desde el proveedor hasta el cliente. – Gestión de relaciones con proveedores y pedidos. – Seguimiento de los tiempos de entrega
Gerente de Adquisiciones	– Automatización de órdenes de compra basadas en las necesidades de inventario. – Seguimiento del desempeño de los proveedores. – Gestionar las relaciones con los proveedores y garantizar la entrega puntual de los productos.

Ejemplos e ideas de automatización de entrada de pedidos

Comenzar con la automatización de pedidos puede resultar abrumador. Es posible que tenga varias preguntas en mente, como si es necesaria experiencia en codificación, si podría alterar los flujos de trabajo existentes y si se puede integrar con otros sistemas que ya existen.

Disipemos estas preocupaciones y veamos algunos ejemplos prácticos de cómo implementar la automatización de la entrada de pedidos:

Punto de dolor específico	Herramienta(s) a utilizar	Cómo resuelve el problema	Resultado final
Tiempo perdido al ingresar pedidos al sistema.	Extracción de datos basada en OCR y IA	Extrae e ingresa datos automáticamente	Entrada de pedidos rápida y precisa y tiempo liberado para el personal
Recuentos de inventario incorrectos debido a actualizaciones manuales	Sistema de gestión de inventario con automatización.	Sincroniza los datos de los pedidos para ajustar el inventario en tiempo real	Niveles de inventario precisos, menos discrepancias de stock
El retraso en la validación de pedidos provoca cuellos de botella	Protocolos de validación automatizados en ERP	Comprueba y verifica instantáneamente los pedidos con respecto al inventario	Validación de pedidos optimizada, cuellos de botella reducidos
Enrutamiento manual lento de pedidos para cumplimiento	Automatización del flujo de trabajo basada en reglas	Enruta automáticamente los pedidos a los canales apropiados	Proceso de cumplimiento eficiente
Clientes desinformados sobre el estado del pedido.	Sistemas automatizados de notificación por SMS/correo electrónico	Actualiza proactivamente a los clientes sobre el progreso del pedido.	Mayor satisfacción del cliente, menos llamadas de servicio
Tedoso procesamiento manual de devoluciones	Software de procesamiento de devoluciones automatizado	Estandariza y agiliza la gestión de devoluciones	Resolución más rápida de devoluciones, mayor confianza del cliente
Datos inconsistentes en ventas y contabilidad	CRM/ERP integrado con sincronización de datos en tiempo real	Garantiza datos uniformes en todas las áreas de negocio	Información consistente y confiable para la toma de decisiones.
Creación manual inexacta de etiquetas de envío	Software de envío con automatización de etiquetas	Genera etiquetas de envío basadas en datos de pedidos verificados	Envíos sin errores, tasas de devolución más bajas
Facturación manual propensa a errores y omisiones	Facturación automatizada y sistema financiero.	Extrae información de los pedidos automáticamente y genera facturas precisas.	Facturación oportuna y precisa, mejor gestión del flujo de caja
Problemas de pedidos pasados ​​por alto debido a fallas de seguimiento	Seguimiento de pedidos y emisión de billetes integrados	Detecta problemas y crea automáticamente tickets de soporte	Rápida respuesta de soporte, experiencia del cliente mejorada

Correo electrónico, Google Drive, Dropbox, Sharepoint: todas estas plataformas pueden ser una fuente de pedidos entrantes en archivos PDF, imágenes o pedidos escaneados. Con Nanonets, puedes extraer automáticamente detalles críticos como número de pedido, nombre del cliente, detalles del producto y cantidades directamente desde estos documentos.

No necesita ninguna experiencia en codificación ni un título en informática para configurar esto. Todo lo que tienes que hacer es seleccionar la fuente, entrenar el modelo de IA con algunos pedidos de muestra y dejar que él haga el resto. Luego puede exportar estos datos a su CRM o sistema de gestión de pedidos, lo que facilita el seguimiento y la gestión de pedidos.

2. Automatizar la validación de datos y el enrutamiento de aprobación

Garantizar la precisión de los pedidos es fundamental, pero la verificación manual de datos puede ser lenta y propensa a errores. El procesamiento inteligente de documentos de nanoredes puede validar automáticamente los detalles del pedido con su inventario y la información del cliente, señalando anomalías para una mayor investigación.

También puede configurar reglas predefinidas para gestionar pedidos que contengan información no válida o incompleta y enviarlos automáticamente al equipo o persona adecuada para su revisión y aprobación.

Una vez validados, los pedidos se pueden enviar automáticamente a los departamentos o al personal correspondiente para su aprobación. En caso de que haya más de un aprobador, el sistema puede gestionar múltiples niveles de aprobaciones según reglas preestablecidas y escalarlas cuando sea necesario. Esto elimina los seguimientos manuales, reduce los retrasos y garantiza un proceso de cumplimiento de pedidos fluido y eficiente.

3. Facilitar un flujo de datos fluido entre sistemas empresariales.

Los datos almacenados en silos ralentizan los procesos y dificultan la obtención de una visión holística de las operaciones. Con Nanonets, puede automatizar el flujo de datos entre varios sistemas comerciales, como CRM, ERP y sistemas de gestión de pedidos. Esto garantiza visibilidad y control en tiempo real sobre los detalles de los pedidos, los niveles de inventario y la información del cliente, mejorando la toma de decisiones y la eficiencia operativa.

Por ejemplo, cuando llega un nuevo pedido, Nanonets puede extraer automáticamente todos los detalles pertinentes, validar la información y luego enviar el pedido a su ERP, CRM y sistema de gestión de pedidos a través de API. También puede adjuntar documentos de respaldo al registro del pedido en el sistema, brindando a todas las partes involucradas una visibilidad completa del estado y los detalles del pedido.

4. Convierta los envíos de formularios en entradas de pedidos automatizadas.

Ya sea que esté usando Webflow, WordPress, Shopify o cualquier otra plataforma, puede usar Nanonets para convertir cualquier envío de formulario en una entrada de pedido automatizada. Nanonets se integra con Zapier, una poderosa herramienta para automatizar tareas entre diferentes aplicaciones web, lo que le permite crear flujos de trabajo que extraen y procesan automáticamente datos de los envíos de formularios.

Zapier ofrece más de 6,000 integraciones, lo que le permite automatizar los flujos de trabajo entre Nanonets y prácticamente cualquier otra plataforma que utilice. Por ejemplo, cuando un cliente envía un formulario de pedido en su sitio web Webflow, Nanonets puede extraer automáticamente los detalles del pedido y enviarlos a su CRM o sistema de gestión de pedidos. Esto agiliza el proceso de ingreso de pedidos, garantiza la precisión de los datos y reduce el ingreso manual de datos.

Los recibos de ventas, ya sean físicos o digitales, son otra fuente de datos que las Nanonets pueden ayudar a automatizar. Esto podría resultar especialmente útil para empresas con canales de venta online y offline.

Al utilizar Nanonets OCR, puede extraer automáticamente datos como códigos de productos, cantidades, fechas y montos totales de los recibos de ventas. Luego, esta información se puede ingresar automáticamente en su sistema de contabilidad o gestión de pedidos, eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente y reduciendo el riesgo de errores.

Además, puede configurar flujos de trabajo que hagan coincidir estos recibos de ventas con los pedidos correspondientes en sus sistemas, asegurando que todas las ventas se contabilicen correctamente.

6. Automatizar el seguimiento y las actualizaciones de pedidos

Mantener a los clientes informados sobre el estado de su pedido mejora la experiencia del cliente y reduce las consultas de servicio al cliente. Con Nanonets y Zapier, puedes automatizar el seguimiento de pedidos y las notificaciones de actualización.

Por ejemplo, cuando se realiza un pedido, Nanonets puede extraer los detalles necesarios y crear un pedido en su sistema de gestión de pedidos. Una vez que el pedido esté marcado como enviado o entregado en su sistema, puede usar Zapier para activar una notificación por correo electrónico o SMS al cliente con el estado actualizado. Esto garantiza que sus clientes estén siempre informados sobre el estado de su pedido.

7. Optimice la programación de entregas y la creación de tareas.

Si la entrega es parte del proceso de cumplimiento de su pedido, puede beneficiarse al integrar su plataforma de comercio electrónico con una herramienta de gestión de entrega. De esta manera, puede automatizar la creación de tareas de entrega basadas en nuevos pedidos y programarlas de manera óptima según la ubicación, la carga de entrega y el personal de entrega disponible.

Tomemos un ejemplo de entrada de pedidos en una configuración minorista. Cada vez que llega un nuevo pedido, utilizando Zapier, puede crear un flujo de trabajo que active Nanonets para extraer todos los detalles de entrega necesarios. Estos detalles pueden luego insertarse automáticamente en su herramienta de gestión de entregas, creando una nueva tarea. Luego, la herramienta puede optimizar las rutas de entrega en función de la carga de pedidos actual y las ubicaciones de otras entregas pendientes, lo que mejora significativamente su eficiencia de entrega.

8. Simplifique la creación de facturas y la gestión de cuentas por cobrar.

La gestión de facturas y cuentas por cobrar es una parte esencial del proceso de pedido, especialmente si ofrece crédito a sus clientes. Con la automatización del flujo de trabajo, puede automatizar la creación de facturas basadas en los detalles del pedido y también realizar un seguimiento del estado de los pagos.

Por ejemplo, cuando se recibe el pago de un pedido, Nanonets puede extraer detalles clave como lista de productos, precio e información del cliente; luego, puede configurar un flujo de trabajo de Zapier para crear una factura en QuickBooks. Esto no sólo ahorra tiempo sino que también garantiza la precisión de sus registros financieros. Además, puede automatizar los recordatorios de pago a los clientes, lo que le ayudará a gestionar su flujo de caja de manera eficiente.

9. Aumente la precisión de los pedidos y reduzca las devoluciones

Los errores en el procesamiento de pedidos pueden provocar envíos incorrectos y, en consecuencia, devoluciones de los clientes. Puede reducir significativamente los errores aprovechando la automatización del flujo de trabajo e integrando Nanonets con su sistema de gestión de pedidos.

Por ejemplo, Nanonets puede extraer detalles de un pedido de un formulario de pedido y validar esta información antes de generar un pedido de venta o ingresar la información en su sistema. De esta forma, se pueden identificar y corregir con antelación cualquier discrepancia o error, evitando que se procesen pedidos incorrectos. Esto reduce la posibilidad de devoluciones por errores, ahorrando tiempo y recursos.

10. Cree nuevos tickets de soporte para procesos de pedidos fallidos.

En caso de que el proceso de pedido falle, una resolución rápida es fundamental para garantizar la satisfacción del cliente. Esto requeriría una notificación inmediata al equipo de soporte. Con Zapier, puedes automatizar este proceso.

Por ejemplo, cuando un pedido no se procesa correctamente, Shopify o Webflow se pueden configurar para activar un activador. Esto puede activar un flujo de trabajo de Zapier, indicando a Nanonets que extraiga los detalles del pedido fallido. Estos detalles se pueden utilizar para crear automáticamente un nuevo ticket en su plataforma de atención al cliente, como Zendesk o Intercom. El ticket puede incluir la información del cliente, los detalles del pedido y una descripción del problema, lo que permite al equipo de soporte identificar y resolver el problema rápidamente.

Hay muchas más formas en que las empresas pueden utilizar la automatización del ingreso de pedidos para mejorar la eficiencia, la precisión y la satisfacción del cliente. La clave aquí es conectar las plataformas adecuadas y configurar los flujos de trabajo adecuados. Con la combinación adecuada, prácticamente cualquier parte del proceso de pedido se puede automatizar, lo que permite a su equipo centrarse en tareas más estratégicas que impulsan el crecimiento empresarial.

Reflexiones finales

La automatización del ingreso de pedidos es transformadora. Puede que no parezca innovador, pero su impacto en el procesamiento de pedidos de ventas y el ciclo del pedido al cobro es considerable. Con suerte, esta guía ha arrojado luz sobre su potencial.

Comience con algo pequeño y luego amplíelo. Las posibilidades son realmente infinitas, especialmente porque los sistemas empresariales pueden integrarse perfectamente a través de herramientas como Nanonets y Zapier.

Vale la pena señalar que la personalización es crucial: la mejor solución para su negocio dependerá de sus necesidades y operaciones específicas. No dude en experimentar con diferentes flujos de trabajo y herramientas; Priorice siempre aquellos que más beneficien a su negocio.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/order-entry-automation/