La planificación de recursos empresariales o ERP son soluciones de software que son un centro centralizado para gestionar una variedad de funciones comerciales esenciales. Estos abarcan todo, desde contabilidad y adquisiciones hasta gestión de proyectos, gestión de riesgos, cumplimiento, gestión de recursos humanos y operaciones de la cadena de suministro. Los sistemas ERP conectan y sincronizan los diferentes procesos de negocio, permitiendo la consolidación de datos transaccionales de diversas fuentes.

¿Qué es un sistema ERP?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son herramientas integrales de software de gestión de procesos comerciales que centralizan aplicaciones y agilizan operaciones como contabilidad, recursos humanos y ventas. Al facilitar el flujo de datos entre estas aplicaciones, los sistemas ERP mejoran la eficiencia, la rentabilidad y el ahorro de tiempo para organizaciones de diversos tamaños e industrias. 

La evolución de ERP se remonta a la gestión de inventarios en la década de 1960, cuando las industrias reconocieron la necesidad de sistemas para gestionar y controlar el inventario, lo que llevó al inicio de la planificación de requisitos de materiales (MRP) en la década de 1970. MRP evolucionó para abordar las necesidades de fabricación, utilizando aplicaciones de software para programar procesos de producción en función de los requisitos de producción, las estructuras del sistema y los niveles de inventario.

En la década de 1980 surgió la Planificación de Recursos de Fabricación (MRP II), que integraba procesos de fabricación adicionales para mejorar la precisión y la eficiencia. La década de 1990 fue testigo del nacimiento de ERP, un término acuñado por The Gartner Group, que marcó el comienzo del software de aplicaciones de múltiples módulos para optimizar los procesos comerciales internos en varios departamentos. A pesar de los desafíos iniciales de adopción para las pequeñas y medianas empresas, en la década de 2000 se vio el ERP II, que facilitó la interacción con otros conjuntos de aplicaciones y se adaptó a los avances tecnológicos.

La década de 2010 fue testigo del auge del ERP basado en la nube, que ofrece software como servicio (SaaS) con costos iniciales mínimos, lo que hace que el ERP sea accesible para empresas de todas las escalas. Al mismo tiempo, evolucionaron las soluciones ERP de código abierto, atendiendo a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas preocupadas por su presupuesto. Esta evolución dinámica refleja la adaptación continua de ERP a los avances tecnológicos, las demandas de accesibilidad y los diversos requisitos de las empresas en diferentes escalas.

¿Por qué necesitas un sistema ERP?

A medida que las empresas se expanden, la creciente carga de trabajo para los administradores requiere un cambio de métodos manuales como hojas de cálculo y correo electrónico hacia soluciones más sólidas. La introducción del software de planificación de recursos empresariales (ERP) se vuelve fundamental para integrar a la perfección diversas actividades dentro de una sola aplicación. Esta integración no solo agiliza los procesos sino que también mejora la agilidad, garantizando que las empresas puedan satisfacer de manera efectiva las crecientes demandas de los clientes durante las fases cruciales de crecimiento.

Aquí hay cinco razones convincentes por las que invertir en software ERP es imperativo para las empresas:

1. Estandarización de software: Los sistemas ERP unifican aplicaciones dispares, mitigando el caos en la transferencia de datos, reduciendo los procesos que consumen mucho tiempo y mejorando la seguridad. Un panel centralizado, funciones de control de acceso y una mayor seguridad de los datos agilizan las operaciones y ofrecen una experiencia de usuario coherente.
2. Contabilidad eficiente: A medida que las empresas crecen, la gestión de las complejidades financieras se vuelve primordial. Las aplicaciones ERP automatizan el seguimiento de transacciones, eliminando la necesidad de ingresar datos repetitivos. Esta plataforma centralizada mejora la visibilidad de datos operativos cruciales, lo que contribuye a una mejor gestión financiera.
3. Tiempos de respuesta más rápidos: La mejora de la prestación de servicios y la diferenciación del servicio al cliente dependen de sistemas integrados. El software ERP garantiza que los ejecutivos de primera línea y los equipos de ventas tengan el máximo acceso a la información en todos los departamentos, lo que contribuye a tiempos de respuesta más rápidos y un mejor servicio al cliente.
4. Cumplimiento de las regulaciones y funciones de seguridad.s El software ERP integrado ayuda a alinear las operaciones administrativas con las regulaciones de la industria. Las soluciones ERP monitorean los cambios de cumplimiento y mejoran la seguridad a través de características como el acceso regulado a los datos y sistemas de firewall integrados.
5. Adaptabilidad: Las tendencias modernas en el lugar de trabajo, como Bring Your Own Device (BYOD), exigen flexibilidad en el software empresarial. Las soluciones ERP, que aprovechan bases de datos centralizadas, brindan información precisa a nivel mundial, en cualquier dispositivo. Esta flexibilidad garantiza un acceso remoto eficiente, ahorrando tiempo y esfuerzo y cumpliendo con los estándares de trabajo de calidad.

Tipos de sistemas ERP

Los sistemas ERP son de varios tipos según las necesidades del negocio. La clasificación de los tipos de ERP se basa en varias características. Algunas clasificaciones de los sistemas ERP son:

Soluciones personalizadas, listas para usar o híbridas:

• ERP personalizado: Adaptados a requisitos comerciales precisos, los ERP personalizados son desarrollados por empresas especializadas. Este enfoque garantiza la alineación con procesos y necesidades únicos.
• ERP listo para usar: También conocidas como soluciones listas para usar, son paquetes de software prediseñados. Los ejemplos incluyen Microsoft Dynamics, SAP Business One, Acumatica ERP y Oracle EBS.
• ERP híbrido: Al combinar soluciones ERP existentes con nuevos módulos o funciones personalizadas, los modelos híbridos brindan flexibilidad y personalización dentro de un marco familiar.

ERP basados ​​en la nube o locales

• ERP basados ​​en la nube: Alojados en servidores de proveedores y a los que se accede a través de Internet, los ERP en la nube ofrecen soluciones rentables, especialmente para las pequeñas empresas. Los ejemplos incluyen Oracle Netsuite, Microsoft Azure, Infor CloudSuite y Acumatica Cloud ERP.
• ERP locales: Los ERP locales, instalados en las computadoras y servidores de una organización, brindan control total sobre el sistema, pero requieren una inversión inicial significativa. SAP ERP, SYSPRO ERP y Microsoft Dynamics GP son ejemplos notables.
• ERP híbrido: Algunos proveedores ofrecen una opción de ERP híbrida, que combina software local con elementos de nube pública o privada para almacenamiento, servicios o informática.

ERP genéricos o específicos de la industria

• ERP genéricos: Al proporcionar una amplia funcionalidad en múltiples industrias, los sistemas genéricos destacan en la gestión financiera y la contabilidad, pero pueden carecer de características específicas de la industria. Los ejemplos incluyen Epicor ERP, Infor ERP y SAP Business One.
• ERP específicos de la industria: Estos sistemas, adaptados a industrias especializadas como la fabricación, la distribución o los servicios profesionales, ofrecen características especializadas esenciales para sus respectivos sectores. Microsoft Dynamics, Infor CloudSuite y QAD son populares en la fabricación, mientras que Oracle NetSuite y Microsoft Dynamics prestan servicios al sector de servicios profesionales.
  • ERP para pequeñas empresas: Dirigidos a empresas con menos operaciones, los ERP basados ​​en la nube como Oracle Netsuite, Sage y Acumatica ofrecen soluciones livianas, asequibles y escalables. Son adecuados para pequeñas empresas que buscan sistemas rentables y fácilmente manejables.
  • ERP para medianas empresas: Las organizaciones que han superado los programas dispares a menudo recurren a sistemas conectados para obtener automatización y visibilidad. Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle JD Edwards y Oracle NetSuite son las opciones preferidas para las medianas empresas, ya que ofrecen automatización y visibilidad sin grandes necesidades de personalización.
  • ERP empresariales: Las grandes corporaciones optan por ERP locales o híbridos para conservar el control y la conectividad entre departamentos. SAP S/4HANA y Oracle ERP Cloud son opciones comunes, que proporcionan amplios módulos, herramientas y funciones para necesidades organizativas complejas.

Ha habido transformaciones significativas en las soluciones ERP, impulsadas por una implementación simplificada, rentabilidad y mayor flexibilidad, particularmente para facilitar escenarios de trabajo remoto. La estrategia ERP de dos niveles ha ganado popularidad porque permite a las empresas mantener un sistema ERP central a nivel corporativo mientras las subsidiarias aprovechan una solución ERP diferente, a menudo basada en la nube, fomentando la rentabilidad y la adaptabilidad a necesidades especializadas. Los sistemas ERP están evolucionando hacia centros integrales, integrándose con tecnologías emergentes como el Internet de las cosas (IoT) y la inteligencia artificial (IA), optimizando los procesos centrales y ofreciendo conocimientos más profundos sobre el comportamiento del cliente. Además, la tendencia hacia la personalización de las experiencias de los clientes está impulsando la adopción de plataformas de código bajo, lo que permite a las empresas adaptar los sistemas ERP a necesidades específicas. Los ERP ahora también se están ampliando con conocimientos y mejoras basados ​​en IA con el uso de capacidades de aprendizaje automático para ofrecer conocimientos personalizados y optimizar diversos procesos comerciales.

Factores a considerar al elegir un sistema ERP

La elección e implementación exitosa de un ERP requiere una planificación cuidadosa, una consulta exhaustiva y un análisis riguroso de los sistemas ERP. La fase de planificación debe incluir la participación de las partes interesadas y la gestión estratégica del proyecto y la definición de hitos y entregables. Aprovechar la experiencia de los consultores empresariales puede perfeccionar los procesos comerciales y ayudar en la selección de aplicaciones ERP adaptadas a necesidades comerciales específicas. 

Se deben considerar cuidadosamente varios factores para garantizar que el sistema ERP seleccionado se alinee con las necesidades y objetivos de la organización. Aquí hay factores clave a tener en cuenta:

1. Requisitos de la empresa: Asegúrese de que el sistema ERP satisfaga los requisitos específicos de su industria. Algunas soluciones ERP están diseñadas para determinados sectores y proporcionan funciones y módulos diseñados para sus procesos únicos.
2. Escalabilidad: Elija un sistema ERP que pueda escalar con su organización a medida que crece. Considere la capacidad del sistema para manejar más datos, usuarios y funcionalidades adicionales.
3. Opciones de implementación: decida si una solución local o basada en la nube es más adecuada. Los sistemas ERP en la nube ofrecen flexibilidad, accesibilidad y costos de infraestructura reducidos, mientras que las soluciones locales brindan un mayor control sobre los datos y la seguridad.
4. Capacidades de integración: Asegúrese de que el sistema ERP pueda integrarse con su software y sistemas actuales, evitando interrupciones en los flujos de trabajo existentes.
5. Personalización: Evaluar el nivel de personalización que permite el sistema ERP. Un sistema adaptable le permite adaptar los procesos para que se ajusten a los requisitos únicos de su organización.
6. La facilidad de uso: Elija un sistema ERP con una interfaz intuitiva para mejorar la adopción por parte de los usuarios. Los sistemas fáciles de usar generalmente requieren menos capacitación, lo que facilita una transición más fluida.
7. Consideraciones de costo: Evalúe el costo total de implementación y mantenimiento del sistema ERP, incluidas las licencias, la capacitación, el soporte y los posibles gastos ocultos.
8. Reputación del proveedor: Investigue la reputación y confiabilidad del proveedor de ERP. Busque reseñas de clientes, testimonios y el historial del proveedor de implementar implementaciones exitosas.
9. Apoyo y Capacitación: Evaluar el nivel de soporte brindado por el proveedor de ERP, incluidos programas de capacitación, documentación y asistencia al cliente. Un apoyo adecuado es crucial para abordar los problemas y garantizar un funcionamiento sin problemas.
10. Medidas de Seguridad: Priorice las funciones de seguridad del sistema ERP, especialmente si está considerando una solución basada en la nube. El sistema debe cumplir con las regulaciones de la industria y tener medidas sólidas para proteger los datos confidenciales.
11. Accesibilidad móvil: Asegúrese de que el sistema ERP admita el acceso remoto, permitiendo a los usuarios realizar tareas desde varios dispositivos y ubicaciones.
12. Plazo de implementación: Considere el cronograma esperado para implementar el sistema ERP. Los retrasos en la implementación pueden afectar las operaciones comerciales y el retorno de la inversión.
13. Actualizaciones y desarrollos futuros: Comprenda los planes futuros del proveedor y su compromiso con las actualizaciones. Un proveedor con una hoja de ruta clara y un historial de actualizaciones periódicas garantiza que el sistema ERP se mantenga actualizado y relevante.
14. Comentarios de los usuarios: Solicite referencias del proveedor de ERP y revise estudios de casos de organizaciones similares que hayan implementado con éxito el sistema.
15. Cumplimiento Regulatorio: Asegúrese de que el sistema ERP cumpla con las regulaciones y estándares relevantes de la industria. Esto es crucial para industrias con requisitos de cumplimiento específicos.

Al evaluar estos factores, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas al seleccionar un sistema ERP que se alinee con sus objetivos comerciales y facilite el éxito a largo plazo.

Evaluación del ROI de su inversión en ERP 

La evaluación del ROI de un sistema ERP implica un análisis exhaustivo de varios factores, desde los costos iniciales hasta los beneficios operativos continuos:

1. Costo inicial versus beneficios: compare los costos iniciales de implementación con los beneficios continuos derivados del sistema ERP.
2. Eficiencia Operativa: Medir mejoras en los procesos operativos, identificando áreas donde la eficiencia ha aumentado.
3. Reducción del esfuerzo manual: evalúe hasta qué punto se han reducido los esfuerzos manuales mediante la automatización y flujos de trabajo optimizados.
4. Productividad de los empleados: evalúe el impacto en la productividad de los empleados, considerando el tiempo ahorrado y el aumento de la eficiencia de las tareas.
5. Satisfacción del cliente: evalúe las mejoras en la satisfacción del cliente resultantes de una mejor prestación de servicios y capacidad de respuesta.
6. Agilidad empresarial: determine la contribución del sistema ERP a la agilidad empresarial general, la adaptabilidad a los cambios del mercado y la respuesta rápida a los desafíos.
7. Beneficios tangibles: cuantifique los beneficios tangibles, como el ahorro de costos y el crecimiento de los ingresos directamente atribuibles al sistema ERP.
8. Beneficios intangibles: considere los beneficios intangibles, incluida una mayor precisión de los datos, mejores capacidades de toma de decisiones y ventajas estratégicas.
9. Revisiones periódicas de KPI: realice revisiones periódicas de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para garantizar la alineación continua con los objetivos comerciales.
10. Adaptabilidad: Asegúrese de que el sistema ERP siga siendo adaptable a las necesidades comerciales en evolución y los avances tecnológicos.
11. Maximización del valor: utilice la evaluación para informar estrategias para maximizar el valor continuo y la eficacia de la inversión en ERP.

Lo que aprendiste

Los ERP han pasado de ser meras soluciones de software a convertirse en facilitadores integrales de una mayor eficiencia, una orientación al cliente y un crecimiento sostenible. Como herramientas indispensables en los arsenales empresariales contemporáneos, los ERP continúan redefiniendo la forma en que operan las empresas, garantizando que permanezcan a la vanguardia de la innovación y bien posicionadas para los desafíos y oportunidades del futuro.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/types-of-erp-systems/