Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων αξιοποιούν ολοένα και περισσότερο πλατφόρμες μίας πηγής όπως το QuickBooks για διάφορες οικονομικές και επιχειρηματικές διαδικασίες, όπως βασική λογιστική, παρακολούθηση χρόνου, μισθοδοσία και πολλά άλλα. 

Το QuickBooks προσφέρει μια σειρά τρόπων λήψης πληρωμών, από απλές (άμεση τιμολόγηση) έως σύνθετες (όπως μη αυτόματες καταχωρίσεις και φυσικές κάρτες) πληρωμές. Για όσους θέλουν να ενσωματώσουν τη ροή εργασιών διεκπεραίωσης πληρωμών στο ευρύτερο λογιστικό τοπίο τους, το QuickBooks έχει πιθανώς αυτό που χρειάζεστε – και, αν όχι, οι ενσωματώσεις τρίτων εξυπηρετούν για την κάλυψη των κενών και την προσαρμογή της εμπειρίας σας.

Ποιες δυνατότητες πληρωμής προσφέρει το QuickBooks;

Το QuickBooks προσφέρει δύο βασικούς τρόπους λήψης πληρωμών:

• Διαχείριση τιμολογίων στο Quickbooks Online
• Κάλεσε πρόσθετο πρόσθετο εργαλείο Πληρωμές QuickBooks.

Θα συζητήσουμε και τα δύο σε αυτό το ιστολόγιο και πώς να μεταφέρουμε την εμπειρία στο επόμενο επίπεδο.

Για όσους δεν ενδιαφέρονται να διαχειρίζονται πληρωμές μέσω QuickBooks, μην ανησυχείτε – το QuickBooks προσφέρει ενσωματώσεις τρίτων για συγχρονισμό δεδομένων εξωτερικών πληρωμών από το Square, Ταινία, και παρόμοιους επεξεργαστές πληρωμών για να διατηρείτε τα βιβλία σας ευθυγραμμισμένα και ακριβή.

Λάβετε πληρωμές στο QuickBooks Online (Χωρίς πληρωμή QuickBooks)

Το QuickBooks Payment τείνει να είναι η πιο δημοφιλής επιλογή για όσους ενδιαφέρονται για ένα ισχυρό, πλήρες σύστημα σημείων πώλησης. Ωστόσο, οι μικρότερες επιχειρήσεις, οι ατομικές επιχειρήσεις και οι ελεύθεροι επαγγελματίες συχνά τηρούν το βασικό σύστημα πληρωμής τιμολογίων της QuickBooks.

Η λήψη πληρωμής μέσω της μεθόδου τιμολόγησης είναι απλή.

• Πρώτα, μεταβείτε στο ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ σελίδα στο QuickBooks Online. Θα δείτε υπάρχοντα τιμολόγια (αν έχετε), αλλά προς το παρόν, θα δημιουργήσουμε ένα νέο κάνοντας κλικ Δημιουργία Τιμολογίου. 

• Στη συνέχεια, θα συμπληρώσετε τα δεδομένα πελατών και θα κάνετε κλικ Αναθεώρηση και αποστολή.
• Στη συνέχεια, θα μεταφερθείτε σε ένα παράθυρο ελέγχου για να επικυρώσετε τις πληροφορίες και να δείτε το τιμολόγιο από την οπτική γωνία του πελάτη.
• Θα δείτε επίσης το εύρος των επιλογές πληρωμής Ο πελάτης σας έχει, συμπεριλαμβανομένων πιστωτικών καρτών, μεταφορά ACH, PayPal και Venmo.

Και τέλος! Η χρήση της δυνατότητας τιμολόγησης για τη λήψη πληρωμής στο QuickBooks είναι απλή και κατάλληλη για βασικές ανάγκες. Το QuickBooks Payments καλύπτει το κενό για όσους χρειάζονται περισσότερη υποστήριξη υποστήριξης ή πολύπλοκες απαιτήσεις πληρωμής.

Οι χρήστες θα πρέπει να σημειώσουν ότι η συμφωνία και η επεξεργασία των βιβλίων σας, σε αυτήν την περίπτωση, δεν είναι αυτόματη — μόνο το QuickBooks Payments προσφέρει αυτόματη λογιστική. Για να καταγράψετε την πληρωμή, πρέπει να επισημάνετε το τιμολόγιο ως πληρωμένο κατά την παραλαβή (ολόκληρο ή μερικό).

Μη αυτόματη καταγραφή πληρωμών στο QuickBooks

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μη αυτόματη εγγραφή εάν δεν έχετε QuickBooks Payments και οι πελάτες προτιμούν μετρητά, επιταγές ή άλλες πληρωμές εκτός σύνδεσης. Η διαδικασία είναι απλή, όπως πάντα:

• Πρώτα, πλοηγηθείτε στο Λήψη πληρωμών και επιλέξτε τη σχετική μη αυτόματη πληρωμή μέθοδος: 

• Στην παραπάνω οθόνη, θα συμπληρώσετε επίσης σχετικά δεδομένα πελατών στα πεδία και θα τα συνδέσετε με τα υπάρχοντα τιμολόγια, εάν υπάρχει.
• Στη συνέχεια, θα αποθηκεύσετε και θα κλείσετε, αλλά να θυμάστε ότι θα πρέπει να διαχειριστείτε μη αυτόματα τα βιβλία από αυτό το σημείο και μετά, καθώς η διαδικασία δεν είναι αυτοματοποιημένη.

Βελτιώστε τις πληρωμές με τις πληρωμές QuickBooks

Για όσους χρειάζονται λίγη περισσότερη ευρωστία από την εμπειρία λήψης πληρωμών QuickBooks, το QuickBooks Payments προσφέρει μια σειρά λειτουργιών που ταιριάζουν σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις που αντιμετωπίζουν πληθώρα τιμολογίων ή πληρωμών.   

Το QuickBooks Payments είναι μια πλατφόρμα επεξεργασίας πληρωμών all-in-one που προσφέρει:

• Φυσικά κτύπημα πιστωτικής κάρτας ή ανάγνωση τσιπ
• Τυπική ηλεκτρονική τιμολόγηση
• Χειροκίνητη καταχώρηση πιστωτικής κάρτας
• Επαναλαμβανόμενες πληρωμές και χρεώσεις πιστωτικών καρτών

Το QuickBooks Payments αυτοματοποιεί επίσης τη διαδικασία συμφωνίας πληρωμών, αντιστοιχίζοντας αυτόματα τις πληρωμές πελατών με τα υπάρχοντα τιμολόγια και μειώνοντας δραστικά τη μη αυτόματη διαχείριση. Προσφέρει επίσης μεγαλύτερη ευελιξία για να επιτρέψει στους πελάτες να «Πληρώνουν τώρα» διαδικτυακά μέσω ψηφιακής τιμολόγησης (φαίνεται παραπάνω) ή άμεσων πληρωμών με κάρτα, αυξάνοντας τελικά την ικανότητά σας να συνεχίσετε να εισπράττετε μετρητά.

Λήψη πληρωμών μέσω πληρωμών QuickBooks

Για να λαμβάνετε πληρωμές μέσω QuickBooks Payments, θα πρέπει πρώτα να κάνετε αίτηση και να εγγραφείτε για την υπηρεσία:

1. Από το κύριο παράθυρο εγγραφής, θα συμπληρώσετε ορισμένες βασικές πληροφορίες επιχείρησης (τώρα όλες οι επιχειρήσεις πληρούν τις προϋποθέσεις για Πληρωμές QuickBooks), πληροφορίες κατόχου και σε ποιον λογαριασμό προτιμάτε να κατατίθενται τα χρήματα.
2. Σε αυτό το σημείο, θα έχετε την επιλογή να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks Checking ή να επιλέξετε έναν προϋπάρχοντα εξωτερικό λογαριασμό. Χρήσεις QuickBooks Ενσωμάτωση API για να επιβεβαιώσετε την ιδιοκτησία τραπεζικού λογαριασμού, επομένως είναι σχετικά γρήγορο.

Μόλις εγγραφείτε, θα επιβεβαιώσετε ότι οι Πληρωμές QuickBooks είναι συνδεδεμένες με το σωστό βασικό προϊόν—θα είναι ό,τι και αν εγγραφείτε. Εάν χρησιμοποιείτε πολλά προϊόντα, βεβαιωθείτε ότι πλοηγείστε από αυτό που θέλετε να συνδέσετε με τις Πληρωμές QuickBooks (για παράδειγμα, μην εγγραφείτε στο QuickBooks Self-Employed εάν χρησιμοποιείτε το προϊόν αλλά θέλετε να συνδέσετε τις πληρωμές με μια επιχείρηση QuickBooks Online).

Τώρα είστε έτοιμοι να λάβετε πληρωμές! Οι πελάτες μπορούν να πληρώσουν χρησιμοποιώντας πιστωτικές κάρτες, μεταφορές ACH και άλλα χρησιμοποιώντας το ψηφιακό σύστημα τιμολόγησης που περιγράφεται παραπάνω και απευθείας κτύπημα πιστωτικής κάρτας ή μη αυτόματη εισαγωγή κάρτας.

Στην καρτέλα Καταθέσεις στην περιοχή Πωλήσεις, μπορείτε να δείτε όλες τις καταθέσεις από τις πληρωμές Quickbooks.

Από εκεί, το QuickBooks Payments λάμπει – αυτοματοποιεί την αντιστοίχιση μεταξύ του λογαριασμού σας για εξοικονόμηση χρόνου, ειδικά αν επεξεργάζεστε δεκάδες συναλλαγές καθημερινά (ή περισσότερες!). 

Χρήση Nanonets για τη διαχείριση πληρωμών στα QuickBooks

Για να γεφυρωθεί το χάσμα μεταξύ QuickBooks Online και QuickBooks Payment – ​​ή για όσους αναζητούν λίγο περισσότερη προσαρμογή – η Nanonets προσφέρει ενσωμάτωση τρίτων προς την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας πληρωτέων λογαριασμών και τραπεζική συμφιλίωση χρησιμοποιώντας προηγμένο AI. Ταυτόχρονα, τα Nanonets φωλιάζουν με Wise, Stripe και περισσότερους επεξεργαστές πληρωμών χωρίς να «ενισχύονται» στις Πληρωμές QuickBooks, αν δεν προτιμάτε. 

Τα νανοδίκτυα βοηθούν επίσης τους χρήστες να εξομαλύνουν τις τραχιές άκρες κατά τη μη αυτόματη λήψη πληρωμών χρησιμοποιώντας προηγμένες οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) για την επεξεργασία των εγγράφων μη αυτόματης πληρωμής, ενώ οι διαδικασίες που βασίζονται στο AI αυτοματοποιούν την αντιστοίχιση και άλλες λογιστικές απαιτήσεις που προκύπτουν από μη αυτόματες πληρωμές.

Συμπέρασμα

Ποια μέθοδος χρησιμοποιείτε για να δέχεστε πληρωμές στο QuickBooks – τυπικές, Πληρωμές QuickBooks ή μη αυτόματες – εξαρτάται από τις συγκεκριμένες ανάγκες της επιχείρησής σας. Ενώ οι μικρότερες επιχειρήσεις και οι ατομικές δραστηριότητες τείνουν να τα πηγαίνουν καλά με την άμεση τιμολόγηση μέσω του QuickBooks Online, οι προχωρημένοι χρήστες ή οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις τείνουν να απολαμβάνουν το αυτοματοποίηση που συνοδεύεται από QuickBooks Payments για εξοικονόμηση χρόνου και ενέργειας, ελαχιστοποιώντας παράλληλα τα λάθη.

Ανεξάρτητα από το ποια διαλέγετε ή συνδυάζετε από τις πολλές διαθέσιμες επιλογές που δημιουργείτε, η ικανότητα του QuickBooks να διατηρεί το οικοσύστημα πληρωμών σας φωλιασμένο στα ευρύτερα οικονομικά και λογιστική σφαίρα είναι απαράμιλλη και χρησιμεύει στο να κρατάτε το μυαλό σας συγκεντρωμένο σε ό,τι έχει σημασία - να κερδίσετε χρήματα και να επεκτείνετε την επιχείρησή σας.

Και, φυσικά, το Nanonets λειτουργεί ως ολοκληρωμένο ενσωμάτωση τρίτων για να γεφυρώσει το χάσμα μεταξύ QuickBooks Online και QuickBooks Payments για όσους χρειάζονται λίγη περισσότερη ισχύ για την επεξεργασία πληρωμών, αλλά ενδέχεται να μην είναι έτοιμοι (ή να μπορούν να αντέξουν οικονομικά) τις πληρωμές QuickBooks.

Προγραμματίστε ένα Demo

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/receive-payments-with-quickbooks/