Geschäftsinhaber nutzen zunehmend Single-Source-Plattformen wie QuickBooks für verschiedene Finanz- und Geschäftsprozesse, einschließlich grundlegender Buchhaltung, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und mehr. 

QuickBooks bietet eine Reihe von Möglichkeiten, Zahlungen zu empfangen, von einfachen (direkte Rechnungsstellung) bis hin zu komplexen Zahlungen (z. B. manuelle Eingaben und physische Kartenlesung). Für diejenigen, die ihren Zahlungsabwicklungsworkflow in ihre breitere Buchhaltungslandschaft integrieren möchten, hat QuickBooks wahrscheinlich das, was Sie brauchen – und wenn nicht, dienen Integrationen von Drittanbietern dazu, die Lücken zu schließen und Ihr Erlebnis individuell zu gestalten.

Welche Zahlungsfunktionen bietet QuickBooks?

QuickBooks bietet hauptsächlich zwei Möglichkeiten, Zahlungen zu erhalten:

• Rechnungsverwaltung auf Quickbooks Online
• Zusätzliches Add-on-Tool namens QuickBooks-Zahlungen.

Wir werden beides in diesem Blog besprechen und wie wir das Erlebnis auf die nächste Stufe heben können.

Für diejenigen, die nicht daran interessiert sind, Zahlungen über QuickBooks zu verwalten, keine Sorge – QuickBooks bietet Integrationen von Drittanbietern, um externe Zahlungsdaten von Square zu synchronisieren. Stripe, und ähnliche Zahlungsabwickler, um Ihre Bücher ausgerichtet und korrekt zu halten.

Erhalten Sie Zahlungen in QuickBooks Online (ohne QuickBooks-Zahlung)

QuickBooks Payment ist in der Regel die beliebteste Option für diejenigen, die an einem robusten, vollständigen Kassensystem interessiert sind. Kleinere Unternehmen, Einzelunternehmen und Freiberufler bleiben jedoch häufig beim grundlegenden Rechnungszahlungssystem von QuickBooks.

Der Zahlungseingang über die Rechnungsmethode ist einfach.

• Zuerst navigieren Sie zum Sales Seite in QuickBooks Online. Sie sehen vorhandene Rechnungen (falls vorhanden), aber zunächst erstellen wir durch Anklicken eine neue Rechnung erstellen. 

• Anschließend geben Sie die Kundendaten ein und klicken Überprüfen und senden.
• Anschließend werden Sie zu einem Überprüfungsfenster weitergeleitet, in dem Sie die Informationen überprüfen und die Rechnung aus der Sicht des Kunden betrachten können.
• Sie sehen auch die Auswahl an Zahlungsmöglichkeiten Ihr Kunde hat, einschließlich Kreditkarten, ACH-Überweisung, PayPal und Venmo.

Und das ist es! Die Verwendung der Rechnungsfunktion zum Empfangen von Zahlungen in QuickBooks ist einfach und eignet sich gut für Grundbedürfnisse. QuickBooks Payments füllt die Lücke für diejenigen, die mehr Backend-Unterstützung oder komplexe Zahlungsanforderungen benötigen.

Benutzer sollten beachten, dass der Abgleich und die Verarbeitung Ihrer Bücher in diesem Fall nicht automatisch erfolgen – nur QuickBooks Payments bietet eine automatische Buchhaltung. Um die Zahlung zu erfassen, müssen Sie die Rechnung bei Erhalt (vollständig oder teilweise) als bezahlt markieren.

Manuelle Zahlungserfassung in QuickBooks

Sie können die manuelle Aufzeichnung verwenden, wenn Sie nicht über QuickBooks Payments verfügen und Kunden Bargeld, Schecks oder andere Offline-Zahlungen bevorzugen. Der Vorgang ist wie immer einfach:

• Navigieren Sie zuerst zu Zahlungen erhalten und Wählen Sie die entsprechende manuelle Zahlung aus Verfahren: 

• Im obigen Bildschirm füllen Sie außerdem relevante Kundendaten in den Feldern aus und verknüpfen diese mit vorhandenen Rechnungen, wenn überhaupt.
• Anschließend speichern und schließen Sie. Bedenken Sie jedoch, dass Sie die Bücher ab diesem Zeitpunkt manuell verwalten müssen, da der Vorgang nicht automatisiert ist.

Optimieren Sie Zahlungen mit QuickBooks Payments

Für diejenigen, die ein etwas robusteres QuickBooks-Zahlungsempfangserlebnis benötigen, bietet QuickBooks Payments eine Reihe von Funktionen, die für größere Unternehmen geeignet sind, die eine Flut von Rechnungen oder Zahlungen bewältigen müssen.   

QuickBooks Payments ist eine All-in-One-Zahlungsabwicklungsplattform, die Folgendes bietet:

• Physische Kreditkartenkontrollen oder Chip-Lesungen
• Standardmäßige Online-Rechnung
• Manuelle Kreditkarteneingabe
• Wiederkehrende Zahlungen und Kreditkartengebühren

QuickBooks Payments automatisiert außerdem den Zahlungsabgleichsprozess, indem es Kundenzahlungen automatisch mit vorhandenen Rechnungen abgleicht und die manuelle Verwaltung drastisch reduziert. Darüber hinaus bietet es eine größere Flexibilität, die es Kunden ermöglicht, „Jetzt online zu bezahlen“ durch digitale Rechnungsstellung (siehe oben) oder direkte Kartenzahlungen, was letztendlich Ihre Fähigkeit erhöht, den Bargeldeingang aufrechtzuerhalten.

Empfangen von Zahlungen über QuickBooks Payments

Um Zahlungen über QuickBooks Payments zu erhalten, müssen Sie sich zunächst für den Dienst bewerben und registrieren:

1. Im primären Anmeldefenster geben Sie einige grundlegende Geschäftsinformationen (jetzt sind alle Unternehmen für QuickBooks-Zahlungen berechtigt), Informationen zum Eigentümer und das Konto ein, auf das die Gelder eingezahlt werden sollen.
2. An diesem Punkt haben Sie die Möglichkeit, QuickBooks Checking zu verwenden oder ein bereits vorhandenes externes Konto auszuwählen. QuickBooks verwendet API-Integration um die Inhaberschaft des Bankkontos zu bestätigen, daher geht es relativ schnell.

Sobald Sie sich angemeldet haben, bestätigen Sie, dass QuickBooks Payments mit dem richtigen Kernprodukt verknüpft ist – unabhängig davon, über welches Sie sich angemeldet haben. Wenn Sie mehrere Produkte verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie von dem Produkt aus navigieren, das Sie mit QuickBooks Payments verknüpfen möchten (melden Sie sich beispielsweise nicht bei QuickBooks Self-Employed an, wenn Sie das Produkt verwenden, Zahlungen aber mit einem QuickBooks Online-Geschäft verknüpfen möchten).

Jetzt sind Sie bereit, Zahlungen zu erhalten! Kunden können mit Kreditkarten, ACH-Überweisungen und mehr bezahlen, indem sie das oben beschriebene digitale Rechnungssystem und den direkten Kreditkartenabzug oder die manuelle Karteneingabe nutzen.

Auf der Registerkarte „Einzahlungen“ unter „Verkäufe“ können Sie alle Einzahlungen von Quickbooks Payments sehen.

Von dort aus glänzt QuickBooks Payments – es automatisiert den Abgleich in Ihrem Kontenplan und spart so Zeit, insbesondere wenn Sie täglich Dutzende Transaktionen (oder mehr!) verarbeiten. 

Verwendung von Nanonetzen zur Verwaltung von Zahlungen in QuickBooks

Um die Lücke zwischen QuickBooks Online und QuickBooks Payment zu schließen – oder für diejenigen, die etwas mehr Individualisierung wünschen – bietet Nanonets a Integration von Drittanbietern zu Automatisieren Sie die Kreditorenbuchhaltung und Bankabstimmung unter Verwendung fortschrittlicher KI. Gleichzeitig lässt sich Nanonets mit Wise, Stripe und weiteren Zahlungsabwicklern integrieren, ohne auf QuickBooks Payments umsteigen zu müssen, falls Sie dies nicht möchten. 

Nanonets helfen Benutzern auch dabei, Ecken und Kanten beim manuellen Zahlungseingang auszugleichen, indem sie erweiterte Funktionen nutzen optische Zeichenerkennung (OCR), um manuelle Zahlungsunterlagen zu verarbeiten, während KI-gesteuerte Prozesse den Abgleich und andere Buchhaltungsanforderungen automatisieren, die sich aus manuellen Zahlungen ergeben.

Zusammenfassung

Welche Methode Sie zum Akzeptieren von Zahlungen in QuickBooks verwenden – Standard, QuickBooks Payments oder manuell – hängt von Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen ab. Während kleinere Unternehmen und Einzelbetriebe in der Regel gut mit der direkten Rechnungsstellung über QuickBooks Online zurechtkommen, neigen fortgeschrittene Benutzer oder größere Unternehmen dazu, ihre Freude daran zu haben Automatisierung Das kommt mit QuickBooks Payments, um Zeit und Energie zu sparen und gleichzeitig Fehler zu minimieren.

Unabhängig davon, für welche Sie sich entscheiden oder welche der vielen verfügbaren Optionen Sie kombinieren, ist die Fähigkeit von QuickBooks, Ihr Zahlungsökosystem in Ihre umfassendere Finanz- und Finanzumgebung einzubinden Buchhaltungsbereich ist unübertroffen und dient dazu, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – Geld verdienen und Ihr Geschäft ausbauen.

Und natürlich agiert Nanonets umfassend Integration von Drittanbietern um die Lücke zwischen QuickBooks Online und QuickBooks Payments für diejenigen zu schließen, die etwas mehr Leistung bei der Zahlungsabwicklung benötigen, aber möglicherweise nicht für QuickBooks Payments bereit sind (oder sich diese leisten können).

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/receive-payments-with-quickbooks/