Leitfaden zur Abstimmung von Prüfungsbanken

 Sowohl interne als auch externe Rechnungsprüfungen sind wesentliche Bestandteile des Finanzmanagements sowie des organisatorischen Risikomanagements. A Bankabstimmung Prüfung ist ein solcher Prozess, der dabei hilft, finanzielle Lücken oder Unstimmigkeiten zu erkennen. Zusätzlich zu den internen Bankabstimmungen, die Unternehmen mindestens einmal im Monat durchführen, wird empfohlen, dass externe Prüfer alle zwei Jahre oder jährlich einen gründlichen Bankabstimmungsprozess durchführen, um die von den internen Teams durchgeführten internen Abstimmungen zu überprüfen. 

In diesem Artikel werden die Bedeutung von Bankabstimmungsprüfungen und die Rolle der Automatisierung bei der Rationalisierung des Prozesses erörtert.

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Was ist eine Bankabstimmung?

Bei der Bankkontenabstimmung werden die Finanzdaten in den internen Buchhaltungsbüchern eines Unternehmens (z. B Hauptbuch) mit den Daten in seinem Kontoauszug. Wenn alle Buchungen und Salden exakt übereinstimmen, gilt das Bankkonto als „abgeglichen“. Durch den Abgleich der Daten im Buchhaltungssystem des Unternehmens mit dem Kontoauszug können Unstimmigkeiten wie Doppelzahlungen, Rechenfehler oder betrügerische Transaktionen erkannt und behoben werden. Dieser Prozess stellt die Integrität der Finanzdaten sicher und bestätigt, dass die gemeldete Finanzlage korrekt ist. Bei der Bankabstimmung werden in der Regel Kontoauszüge und Transaktionsaufzeichnungen erfasst, mit den entsprechenden Einträgen in den Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens verglichen und eventuelle Unstimmigkeiten untersucht. Durch diesen sorgfältigen Prozess können Unternehmen das Risiko von Fehlern, Betrug und rechtlichen Komplikationen mindern und so ihre finanzielle Gesundheit und Compliance schützen.

Was ist eine Bankenabstimmungsprüfung und wie funktioniert sie?

Unter Bankabstimmungsprüfung versteht man die umfassende Prüfung der Bankabstimmungsprozesse und -aufzeichnungen eines Unternehmens durch einen unabhängigen Prüfer. Ziel dieser Prüfung ist es, die Richtigkeit und Vollständigkeit der Bankabstimmungsverfahren zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie in Übereinstimmung mit den etablierten Rechnungslegungsstandards und regulatorischen Anforderungen durchgeführt werden. Der Prüfer prüft verschiedene Aspekte des Abstimmungsprozesses, einschließlich des Vergleichs von Kontoauszügen mit den Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens, der Identifizierung und Lösung von Unstimmigkeiten sowie der Einhaltung interner Kontrollen und Verfahren. So funktionieren Abstimmungsaudits:

1. Planungsphase: Der Auditprozess beginnt mit einer gründlichen Planung, die die Definition von Auditzielen, -umfang und -zeitplänen umfasst. Der Prüfer bewertet Risiken, identifiziert Schlüsselbereiche für die Überprüfung und entwickelt einen Prüfplan, der auf die spezifischen Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten ist.
2. Datensammlung: Der Prüfer sammelt relevante Daten, einschließlich Kontoauszüge, Transaktionsaufzeichnungen, Abgleichsberichte und unterstützende Unterlagen. Diese Daten dienen als Grundlage für die Prüfung.
3. Untersuchung und Analyse: Der Wirtschaftsprüfer prüft die abgeglichenen Kontoauszüge und vergleicht sie mit den entsprechenden Einträgen in der Buchhaltung des Unternehmens. Sie analysieren Transaktionsdetails wie Beträge, Daten und Beschreibungen, um Unstimmigkeiten, Fehler oder Unregelmäßigkeiten zu identifizieren.
4. Testkontrollen: Der Prüfer bewertet die Wirksamkeit interner Kontrollen im Zusammenhang mit Bankabstimmungsprozessen. Dies kann das Testen der Aufgabentrennung, der Genehmigungsverfahren und der Dokumentationspraktiken umfassen, um die Einhaltung interner Richtlinien und behördlicher Anforderungen sicherzustellen.
5. Dokumentationsprüfung: Der Prüfer prüft die Dokumentation zur Unterstützung des Bankabstimmungsprozesses, einschließlich Abstimmungen, Anpassungen und Erläuterungen zu Unstimmigkeiten. Sie bewerten die Angemessenheit und Genauigkeit der Dokumentation, um die Integrität der Finanzunterlagen zu unterstützen.
6. Kommunikation und Berichterstattung: Während des gesamten Prüfungsprozesses kommuniziert der Prüfer Erkenntnisse und Beobachtungen an das Management und relevante Stakeholder. Am Ende des Audits erstellen sie einen umfassenden Auditbericht, in dem sie ihre Ergebnisse zusammenfassen, einschließlich aller identifizierten Probleme, Empfehlungen für Verbesserungen und allgemeiner Audit-Schlussfolgerungen.
7. Nachbereitung und Umsetzung: Nach der Vorlage des Auditberichts kann der Auditor mit dem Management zusammenarbeiten, um festgestellte Mängel oder Verbesserungsbereiche zu beheben. Sie geben Hinweise zur Umsetzung von Korrekturmaßnahmen und zur Überwachung des Fortschritts, um die Wirksamkeit der Abhilfemaßnahmen sicherzustellen.
8. Kontinuierliche Überwachung: In regelmäßigen Abständen können Abstimmungsprüfungen durchgeführt werden, um die laufende Einhaltung zu überwachen und die Wirksamkeit der implementierten Kontrollen zu bewerten. Dieser iterative Prozess fördert die kontinuierliche Verbesserung und stellt die Integrität der Bankenabstimmungsfunktion im Laufe der Zeit sicher.

Die Bedeutung von Abstimmungsprüfungen

Die Prüfung der Abstimmungsprozesse, insbesondere der Bankenabstimmung, durch einen externen Finanzexperten ist aus folgenden Gründen wichtig:

• Genauigkeitserklärung: Bankabstimmungsprüfungen stellen die Richtigkeit der Finanzunterlagen sicher, indem sie überprüfen, ob die Salden auf den Bankkonten des Unternehmens mit den entsprechenden Einträgen im Buchhaltungssystem übereinstimmen.
• Fehlererkennung: Diese Prüfungen helfen dabei, Fehler wie falsche Buchungen, doppelte Transaktionen oder unbefugte Abhebungen zu erkennen und so das Risiko finanzieller Falschangaben zu verringern.
• Betrugsprävention : Durch die Prüfung von Banktransaktionen und die Identifizierung von Unregelmäßigkeiten spielen Bankabstimmungsprüfungen eine entscheidende Rolle bei der Erkennung und Verhinderung betrügerischer Aktivitäten innerhalb der Organisation.
• Compliance-Überprüfung: Bankabstimmungsprüfungen stellen die Einhaltung regulatorischer Anforderungen und Rechnungslegungsstandards sicher und bieten Stakeholdern und Aufsichtsbehörden Sicherheit hinsichtlich der Genauigkeit und Integrität der Finanzberichterstattung.
• Interne Kontrollbewertung: Diese Prüfungen bewerten die Wirksamkeit interner Kontrollen im Zusammenhang mit Bankenabstimmungsprozessen, heben Bereiche mit Verbesserungspotenzial hervor und stärken interne Kontrollmechanismen.
• Risk Mitigation: Durch die Identifizierung von Unstimmigkeiten und Schwachstellen in den Bankabstimmungsverfahren tragen Prüfungen dazu bei, das Risiko finanzieller Verluste, Reputationsschäden und behördlicher Sanktionen zu mindern.
• Verbesserte Entscheidungsfindung: Präzise und zuverlässige Finanzinformationen aus Bankabstimmungsprüfungen ermöglichen es dem Management, fundierte Entscheidungen und strategische Planungen mit Zuversicht zu treffen.
• Vertrauen der Anleger: Gründliche Bankabstimmungsprüfungen schaffen bei Investoren und Gläubigern Vertrauen in die finanzielle Gesundheit und Transparenz der Organisation, ziehen dadurch Investitionen an und erleichtern das Geschäftswachstum.
• Betriebseffizienz: Die Optimierung der Bankabstimmungsprozesse durch Prüfungen steigert die betriebliche Effizienz, reduziert den manuellen Aufwand und minimiert den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Abstimmung von Bankkonten.
• FORTLAUFENDE VERBESSERUNGEN: Bankabstimmungsprüfungen liefern wertvolle Erkenntnisse und Empfehlungen zur Verbesserung der Abstimmungsprozesse und fördern eine kontinuierliche Verbesserung der Finanzmanagementpraktiken innerhalb der Organisation.

Checkliste für ein Bankabstimmungsaudit

Eine Checkliste für eine Bankabstimmungsprüfung umfasst in der Regel die folgenden Schlüsselelemente:

1. Kontoauszüge: Erhalten und überprüfen Sie Kontoauszüge für den Prüfungszeitraum und stellen Sie sicher, dass sie den gesamten Abgleichszeitraum abdecken und alle relevanten Konten enthalten.
2. Buchführung: Vergleichen Sie Kontoauszüge mit den Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens, einschließlich Geldeingängen, Auszahlungen und Hauptbucheinträgen.
3. Transaktionsdetails: Analysieren Sie Transaktionsdetails auf Richtigkeit, einschließlich Daten, Beträge, Beschreibungen und Klassifizierungen.
4. Versöhnungsberichte: Überprüfen Sie die vom Unternehmen erstellten Abgleichsberichte, stellen Sie sicher, dass sie die Bankguthaben mit den Buchhaltungsunterlagen abgleichen und geben Sie Erklärungen für etwaige Unstimmigkeiten.
5. Unterstützende Dokumentation: Überprüfen Sie die Existenz und Richtigkeit der Belegdokumente wie Quittungen, Rechnungen und Bankkorrespondenz für abgeglichene Transaktionen.
6. Interne Kontrollen: Bewerten Sie die Wirksamkeit interner Kontrollen im Zusammenhang mit Bankabstimmungsprozessen, einschließlich Aufgabentrennung, Genehmigungsverfahren und Dokumentationspraktiken.
7. Compliance: Bewerten Sie die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Rechnungslegungsstandards und stellen Sie sicher, dass relevante Gesetze, Vorschriften und Best Practices der Branche eingehalten werden.
8. Dokumentationsqualität: Überprüfen Sie die Qualität und Vollständigkeit der Dokumentation zur Unterstützung des Bankabstimmungsprozesses, einschließlich Abstimmungen, Anpassungen und Erläuterungen zu Unstimmigkeiten.
9. Buchungskontrolle: Verfolgen Sie Transaktionen von den Quelldokumenten über den Abstimmungsprozess bis hin zu den endgültigen Buchhaltungsunterlagen und stellen Sie so einen klaren und vollständigen Prüfpfad sicher.
10. Genauigkeit der Anpassungen: Überprüfen Sie die Richtigkeit aller während des Abstimmungsprozesses vorgenommenen Anpassungen und stellen Sie sicher, dass diese ordnungsgemäß unterstützt, autorisiert und aufgezeichnet werden.
11. Pünktlichkeit: Bewerten Sie die Aktualität des Abstimmungsprozesses und stellen Sie sicher, dass die Abstimmungen zeitnah und innerhalb der festgelegten Fristen abgeschlossen werden.
12. Managementbewertung: Bestätigen Sie, dass Abstimmungen von der Geschäftsleitung oder bestimmten Mitarbeitern überprüft und genehmigt werden, um die Aufsicht und Verantwortung für den Abstimmungsprozess zu gewährleisten.
13. Folgemaßnahmen: Identifizieren Sie alle während des Audits aufgedeckten Unstimmigkeiten, Fehler oder Mängel und empfehlen Sie geeignete Folgemaßnahmen, einschließlich Korrekturmaßnahmen und Prozessverbesserungen.
14.  Audit-Dokumentation: Führen Sie eine umfassende Dokumentation der Prüfungsverfahren, Feststellungen und Schlussfolgerungen durch und sorgen Sie so für Transparenz und Rechenschaftspflicht im Prüfungsprozess.
15. Kommunikation: Kommunizieren Sie Prüfungsergebnisse, Beobachtungen und Empfehlungen an das Management und relevante Stakeholder und fördern Sie den Dialog und die Zusammenarbeit bei der Lösung identifizierter Probleme.

Diese Checkliste hilft Prüfern dabei, den Bankabstimmungsprozess effektiv zu bewerten, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Erkenntnisse zur Verbesserung der Finanzkontrollen und Rechenschaftspflicht innerhalb der Organisation zu liefern.

 

Entdecken Sie Nanonets zur Automatisierung der Bankabstimmung

 Die Prüfungsautomatisierung ist zu einer Eckpfeilerstrategie für die Modernisierung des Prüfungsprozesses geworden und nutzt fortschrittliche Technologien wie Nanonetze um Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern. Entsprechend eine 2021 Umfrage In einer von Forbes unter Führungskräften im Finanz- und Rechnungswesen durchgeführten Studie gaben fast alle Befragten (98 %) an, dass ihre externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften fortschrittliche Technologie nutzen. Dieser Einsatz von Technologie trägt wesentlich zur Verbesserung der Prüfungsqualität bei, indem er tiefere Einblicke in Bereiche mit erhöhtem Risiko, besseres Benchmarking und eine breitere Datenabdeckung bietet. Außerdem, 94% der Führungskräfte sind der Meinung, dass diese Technologie das Kundenerlebnis insgesamt verbessert.

 Nanonets ist eine intelligente OCR-Software, die die Herausforderungen im Zusammenhang mit der Verwaltung umfangreicher Unterlagen und der manuellen Dateneingabe im Zusammenhang mit Bankabstimmungsprüfungen meistert. Im Kern beschleunigt die OCR-Funktion (Optical Character Recognition) von Nanonets die Datenerfassung aus gescannten Dokumenten, vereinfacht die Dokumentenspeicherung und ermöglicht innerhalb weniger Augenblicke einen schnellen Zugriff auf zuvor unzugängliche Details. Diese Fähigkeit ist von entscheidender Bedeutung, da fast alle Führungskräfte die Bedeutung der Technologie für die Verbesserung der Prüfungsqualität und des Kundenerlebnisses erkennen.

Nanonets geht über die grundlegende OCR hinaus, indem es Algorithmen des maschinellen Lernens (ML) nutzt, um bestimmte Einträge wie Datumsangaben, Bestellnummern und Referenz-IDs aus einer Vielzahl von Finanzdokumenten zu extrahieren. Mit Schulung erreicht Nanonets eine Genauigkeit von über 90 % und kann Tausende von Dokumenten in einem Bruchteil der Zeit analysieren. Diese Genauigkeit und Effizienz sind unerlässlich, um den Anforderungen moderner Prüfungsprozesse gerecht zu werden, bei denen große Datenmengen schnell und genau verarbeitet werden müssen.

Im Gegensatz zu herkömmlichen vorlagenbasierten Lösungen verfügt Nanonets über einen intelligenten Dokumentenverarbeitungsalgorithmus, der in der Lage ist, bisher unbekannte Dokumenttypen zu verarbeiten. Seine Kompetenz erstreckt sich auf die Verwaltung unstrukturierter Daten, die Bewältigung allgemeiner Datenbeschränkungen und die mühelose Interpretation mehrseitiger Dokumente, Tabellen und mehrzeiliger Elemente.

Nanonets fungiert als intelligente Automatisierungsplattform ohne Code, die es Benutzern ermöglicht, die Dokumentenverarbeitung an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen. Dank der Fähigkeit, sich kontinuierlich neu zu trainieren und aus benutzerdefinierten Datensätzen zu lernen, liefert Nanonets konsistente Ergebnisse mit minimaler Nachbearbeitung. Diese Anpassungsfähigkeit stellt sicher, dass Prüfungsprozesse agil bleiben und auf sich ändernde Anforderungen reagieren, wie Führungskräfte betonen, die der Ansicht sind, dass Technologie die Prüfungsqualität und das Kundenerlebnis verbessert.

Nicht zuletzt ermöglicht Nanonets die nahtlose Integration in bestehende Systeme, einschließlich Legacy-Software, CRM-, ERP- oder RPA-Plattformen. Diese Interoperabilität gewährleistet einen reibungslosen Implementierungsprozess und ermöglicht es Unternehmen, die Fähigkeiten von Nanonets ohne Unterbrechung ihrer bestehenden Arbeitsabläufe zu nutzen. Diese einfache Integration steht im Einklang mit der Auffassung von Führungskräften, dass Technologie das Kundenerlebnis insgesamt verbessert.

wegnehmen

Prüfungen spielen eine entscheidende Rolle bei den Bankabstimmungsprozessen, indem sie deren Genauigkeit und Integrität sicherstellen. Automatisierungstools wie Nanonets bieten unschätzbare Unterstützung für Abstimmungsprüfungen, indem sie die Datenerfassung, -extraktion und -analyse optimieren. Durch den Einsatz fortschrittlicher OCR- und maschineller Lernalgorithmen kann Nanonets große Mengen an Finanzdokumenten schnell verarbeiten, relevante Informationen wie Daten, Beträge und Transaktionsdetails identifizieren und potenzielle Unstimmigkeiten zur weiteren Überprüfung kennzeichnen. Dies beschleunigt nicht nur die Prüfung des Abstimmungsprozesses, sondern erhöht auch seine Genauigkeit und Zuverlässigkeit und versetzt Organisationen in die Lage, robuste Finanzkontrollen aufrechtzuerhalten und das Vertrauen der Beteiligten aufrechtzuerhalten.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/audit-reconciliation/