Nogle gange kan grundlæggende forretningsprocesser være langt mere tidskrævende, end virksomhedsledere er klar over. Fakturering er for eksempel noget, der hvert enkelt regnskabshold skal lære at styre.
I sin kerne virker fakturering enkel: en leverandør leverer varer eller tjenester, detaljerer de leverede varer og sender en regning til kunden (AKA en faktura). Kunden da faktura modtager fakturaen, verificerer dens nøjagtighed og indsender betaling til leverandøren.
Simpelt, ikke? Det kan virke sådan, men i virkeligheden 66% af virksomhederne sige, at de bruger mere end fem dage månedlig behandling af fakturaer. Med kun 20-25 hverdage om måneden er virkningen af fem hele dage, der forbruges af afsendelse, modtagelse og behandling af fakturabetalinger, et stort løft for en organisations debitorteam og dets kreditorteam.
I dag er en af de bedste måder at adressere procesineffektivitet og øge organisatorisk effektivitet ved at investere i digitale SaaS-løsninger, der strømliner nævnte processer. Xero, et af de førende SaaS-regnskabsværktøjer til små og mellemstore virksomheder, hjælper med at løse faktureringsrelaterede ineffektiviteter og andre udfordringer i regnskabscyklus.
Isoleret set er Xero fakturasoftware en robust løsning, men når den er parret med andre AP -automatisering værktøjer, øges dens effektivitet eksponentielt. Lad os tage et kig på, hvad Xero-fakturaløsninger kan tilbyde virksomheder, og se derefter på, hvad Xero kan gøre, når de er parret med andre SaaS-tilbud.
Xero-faktureringssoftware til debitorer
Alt for fortrolig med pengestrømsudfordringer og at jage forfaldne fakturabetalinger ned kundefordringer teamet er ansvarlig for at indsamle alle de penge, en virksomhed tjener. Uanset om en organisation er B2B eller B2C, er AR-teamet afgørende for at sikre, at kontanter kommer ind i virksomheden i en hastighed, der understøtter forretningsudgifter og vækstinitiativer.
Sådan laver du AR i Xero
I stedet for manuelt at oprette fakturaer til hver kunde, sende individuelle e-mails for at advare brugere om kommende betalinger og opbygge manuelle pengestrømsrapporter, kan AR-teams integrere Xero i AR-økosystemet for at få adgang til en række nyttige funktioner og automatiserede faktureringsmuligheder.
Med Xero er fakturaoprettelse og hver efterfølgende opgave meget lettere. Du bliver bedt om at vælge mellem "klassisk fakturering" og "ny fakturering" i Xero; hvis effektivitet er dit mål, skal du vælge "ny fakturering" for at reducere arbejdsbyrden og det manuelle dataløft. Sådan ser oprettelse af fakturaer ud, når du bruger Xero "ny fakturering":
- Sørg for, at kundens kontaktoplysninger er tilføjet til Xero først. Med ny fakturering kan du automatisk udfylde nogle felter med disse detaljer.
- Gå til "Faktura" modul i Xero-applikationen.
- Begynd at skrive kundenavnet i "Til" felt, og kundeoplysningerne skal udfyldes på fakturaen.
- Udfyld alle obligatoriske felter som f.eks "Vare", "Mængde", , "Pris."
- Træk-og-slip linjeposter for at flytte dem rundt i en bestemt rækkefølge.
- Når fakturaen er udfyldt, skal du vælge "Gem og tilføj en anden" or "Send til godkendelse."
Ikke alene giver Xero fakturasoftware AR-eksperter mulighed for nemt at sende automatiske betalingspåmindelser og oprette tilpassede fakturaer, men den tilbyder en lang række AR-målrettede funktioner, såsom:
Sporing af fakturastatus
At distribuere fakturaer første gang er svært nok; Xero transformerer ikke kun den indledende fakturaoprettelsesproces til blot et par klik, men det giver også fakturasporing og -analyse i realtid. Er der en kunde med udestående betalinger eller fortsatte betalingsproblemer? Xero kan hjælpe med at underrette AR-teamet, før din virksomhed taber på hårdt tjente penge.
Online betalingsbehandling
Kunder er over at sende checks - de vil betale online! Online betalingsbehandling er inden for rækkevidde med de rigtige tredjeparts-plugins, der er tilgængelige via Xero. Kunder vil elske, hvor nemt det er, og AR-teamet vil elske, at det stort set er en berøringsfri proces fra deres side.
Xero fakturaskabeloner
Officielle fakturaer med en ensartet stil, indlejret logo og lav fejlrate kan hjælpe virksomheder med at opbygge et brand af pålidelighed og tillid, og med Xero-faktura-skabeloner er uberørte fakturaer uundgåelige.
Følg nedenstående for at oprette en Xero-fakturaskabelon:
- Klik på navnet på leverandøren, og klik derefter på "Indstillinger."
- Gå til "Fakturaindstillinger."
- Type "Nyt branding-tema."
- Indtast en etiket for at referere til denne specifikke Xero-fakturaskabelon i fremtiden. Noget som "Kunde XYZ månedlig faktura skabelon" ville fungere.
- Tilpas fakturadesignet og foretag de nødvendige justeringer.
- Klik "Gemme."
- For at se på gemte fakturaskabeloner skal du finde navnet på den skabelon, du vil se eller bruge, og klikke "Forhåndsvisning."
Xero Proforma-fakturaer
De fleste virksomheder sender fakturaer, efter at varerne eller tjenesterne er leveret, men hvis din organisation er afhængig af proforma-fakturaer, der bruges, før dine tilbud leveres til slutbrugere, har Xero ikke udeladt dig. Xero proforma-fakturaer ligner Xero-faktura-skabelonen, men de er struktureret lidt anderledes, så de passer til dine forretningsbehov.
Xero til fakturabehandling i kreditorer
På den anden side af faktureringsprocessen er gældsforpligtelser team arbejder utrætteligt på at behandle indgående fakturaer, verificere, at varer og tjenester er modtaget i overensstemmelse med det, der står på fakturaen, naviger betalingsgodkendelsesproces, og indsende betalinger til afventende leverandører.
Sådan laver du AP i Xero
Ligesom deres AR-modstykker kan AP-teammedlemmerne læne sig op af Xero-fakturasoftware for at gøre deres liv lettere på en række måder. Xero's måske mest fremtrædende funktion i AP-området er import og behandling af en faktura.
Trin-for-trin, sådan kan det se ud:
- Når en faktura er sendt af en leverandør, kan du uploade en PDF af fakturaen til Xero.
- For at bekræfte fakturaer eller starte godkendelsesprocessen skal du gå til "Forretning" menuen og vælg "Fakturaer."
- Udfør manuel fakturabekræftelse ved at sammenligne varebeskrivelsen, beløbet og prisen med de modtagne varer eller tjenester.
- Når den er klar til godkendelse, kan godkenderen klikke "Godkend og e-mail" at sende den faktura, der skal betales.
Du kan også videresende regninger til en bestemt e-mailadresse for at scanne nogle udfyldte detaljer
Andre Xero-funktioner AP-hold elsker er:
Simpel regningshåndtering
At holde styr på udestående kortfristet gæld kan være udfordrende; med en bred vifte af fakturaer, der skal betales på forskellige tidspunkter i løbet af månederne, har AP-teams deres administrative arbejde skåret ud for dem. Med Xero fakturasoftware bliver sporing af kommende forfaldsdatoer og udestående regninger automatisk.
Batchbetalingsmuligheder
Ved at aktivere batchbetalinger i Xero fakturasoftware kan AP-teams nyde meget mindre manuel dataindtastning og reduceret behandlingstid, når de foretager betalinger.
Godkendelse Workflow
Med de tilpassede godkendelses-workflow-funktioner i Xero kan AP-teams sende fakturabetalinger gennem de korrekte godkendelseskanaler alt sammen i selve platformen. Ikke flere lange e-mail-kæder og forsinkede betalinger på grund af rod i indbakken.
Bankafstemning
Xero automatiserer afstemning af betalinger til regninger, hvilket forenkler processen med at matche transaktioner med tilsvarende fakturaer. Denne funktion sikrer nøjagtige økonomiske poster og reducerer risikoen for fejl.
Bemærkelsesværdige huller i Xero AP-processen
Det er tydeligt, at Xero giver et stort løft til regnskabsteams inden for voksende virksomheder i en lang række brancher. Platformen er pålidelig, gennemtestet og i konstant udvikling, men der er så mange andre måder at forbedre AP- og AR-processer på med automationscentrerede værktøjer. Kort sagt – der er mange ting, som Xero ikke kan, også. Nogle af de største begrænsninger for AP-teams, der bruger Xero fakturasoftware, er:
Begrænsninger for registrering af fakturaer
Xero er fantastisk til at scanne og gemme forretningsdokumenter som fakturaer, men det er meget begrænset til at udtrække vigtige datapunkter fra scannede billeder. Dette efterlader AP-teams med manuelle dataindtastningsopgaver, hver gang en ny faktura modtages. Tal om tidsnød!
Forretningskompleksitetsbegrænsninger
Xero fakturasoftware giver ikke for mange tilpasninger til fakturaer og regninger, hvilket gør det svært at strømline AP-processer.
Godkendelse Workflow Begrænsninger
Hvis du leder efter en ultra-kompleks arbejdsgangsopsætning eller en adaptiv arbejdsgang afhængigt af fakturabeløbet, skal du bruge et supplerende automatiseringsværktøj for at gøre det til virkelighed.
Indberetningsbegrænsninger
I en tid, hvor virksomhedsledere forventer indsigt i realtid, når de træffer beslutninger, vil Xero ikke være i stand til at levere det detaljeringsniveau, der er nødvendigt for at træffe datadrevne beslutninger, som du kan stole på.
Nanonetter til AP-automatisering
Lad os være klare: Xero tilføjer enorm værdi til regnskabscyklussen som helhed. Den digitale SaaS-løsning hjælper med at bringe virksomheder ind i den digitale tidsalder, men med de rigtige integrationer og supplerende værktøjer kan Xero så meget mere. Med Nanonetter, et AP-automatiserings SaaS-tilbud, kan alle de ovenfor afslørede AP-huller løses hurtigt.
Brug af nanonetter til at automatisere AP i Xero
Efter at have integreret Nanonets med Xero fakturasoftware, vil du elske det boost det AP -automatisering giver til funktionen overordnet. For eksempel:
OCR-teknologi og automatiseret fakturabehandling
Ved hjælp af Optical Character Recognition (OCR) kan Nanonets læse og udtrække nøgledata fra indgående fakturaer og reducere manuel dataindtastning. Bare rolig; Fakturaposter vil også blive registreret i Xero, hvilket sikrer perfekt datamatch mellem de to platforme uden menneskelig indgriben. Nu, behandling af fakturaer - inklusive tovejs og tre-vejs matchning – kan gøres automatisk.
Betalingsautomatisering
Med Nanonets, der integrerer Stripe, Wise og ACH, er betalingsautomatisering ikke bare en drøm; det er en realitet. AP-hold kan bruge Nanonets- og Xero-integrationen til at automatisere betalingsprocessen. Skræddersyede regler kan også indføres under hele processen. Byg et personligt godkendelsesworkflow, angiv betalingsgrænser, og øg sikkerheden med andre regler.
Vendor Management
Udvælgelse af leverandører er hårdt nok; at holde alle deres oplysninger opdaterede og korrekte i Xero kan være en uendelig opgave. Med Nanonets kan leverandøroplysninger automatisk opdateres baseret på aktuelle fakturadata, hvilket gør leverandørstyring så enkel som muligt.
Næste generations rapportering
Fra begyndelsen har dashboards og automatiserede rapporteringsfunktioner været en del af Nanonets' tilbud. Med blot et par klik-og-slip-øvelser kan dit AP-team – og andre regnskabshold – have rapporter, der dækker alle baser.
Hvordan Nanonets og Xero arbejder sammen
Opsætning af integrationen mellem Nanonets og Xero tager normalt kun et par minutter. Nedenfor er en illustration af Nanonets, der modtager fakturaer fra flere kilder som DropBox og GMail og behandler dem.
Dette er ikke begrænset til kun fakturaer, men også PO og andre dokumenter. Efter godkendelse i en arbejdsgang, som du kan konfigurere, er dataene klar til synkronisering i Xero.
Nanonets kan behandle fakturaer, udtrække nøgleoplysninger, levere disse oplysninger til Xero og automatisere processer. Denne integration har været tilgængelig i årevis, hvilket gør det til noget, du og din organisation kan begynde at drage fordel af NU. Vent ikke med at opleve fordelene ved Nanonets og Xero; gå i gang nu.
Fordele ved at parre nanonetter med Xero
Kraftfulde fra hinanden og ustoppelige sammen, Nanonets og Xero er klar til at ændre, hvordan revisorer arbejder. Det er ikke længere nok at have en stærk ERP eller brugervenlig regnskabsløsning; automatisering er et must for alle virksomheder, og med Nanonets bliver automatiseringsrejsen meget mere overskuelig.
Ved at investere tid og ressourcer i at opsætte disse værktøjer, vil du se et investeringsafkast materialisere sig på mange forskellige måder.
- Produktivitet - For det første vil produktiviteten stige i vejret. Automatisering gør mere end at gøre opgaver mere effektive, den gør det også muligt for dine AP- og AR-teams at fokusere deres indsats på mere værdiskabende aspekter af virksomheden.
- Økonomisk gevinst – Forbedret produktivitet fører til forbedrede økonomiske resultater for virksomheder.
- Teamtilfredshed – Nanonets og Xero gør de mennesker, der udfører arbejdet, mindre stressede og gladere i deres job generelt. Når man har et glad personale, åbner hele verden sig.
Når de bruges sammen, kan du nyde alle Xero's regnskabsmæssige dygtighed med automatiseringskraften fra Nanonets. Efterhånden som produktiviteten begynder at stige, manuelle fejl begynder at falde, og dine kunder og medarbejdere bliver gladere og gladere, vil du være så glad for, at du gjorde det.
Erhvervsledere, der virkelig søger at ruske op i tingene, bør ikke lede længere; disse værktøjer vil ændre den måde, din virksomhed kører på fra start til slut. For at komme i gang i dag skal du forbinde Nanonets med Xero og komme i gang!
- SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk dig selv. Adgang her.
- PlatoAiStream. Web3 intelligens. Viden forstærket. Adgang her.
- PlatoESG. Kulstof, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Affaldshåndtering. Adgang her.
- PlatoHealth. Bioteknologiske og kliniske forsøgs intelligens. Adgang her.
- Kilde: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/
