একটি চালান বিক্রেতা থেকে ক্রেতার কাছে সরবরাহকৃত পণ্য বা পরিষেবাগুলির বিশদ বিবরণের নথি হিসাবে কাজ করে। একটি সাধারণ লগের বাইরে, যদিও, একটি চালান অনেক তথ্য ধারণ করে যাতে অর্থপ্রদানের শর্তাবলী, আইনি চুক্তি এবং আরও অনেক কিছু অন্তর্ভুক্ত থাকে। চালানগুলি যে কোনও ব্যবসার জন্য ডকুমেন্টেশনের একটি মূল অংশ এবং অডিট এবং আইনি অসুবিধা থেকে রক্ষা করতে সহায়তা করে। একই সময়ে, যখন একটি সামগ্রিক ডেটা ম্যানেজমেন্ট কৌশলের অংশ হিসাবে সংগ্রহ করা হয়, কার্যকরী এবং সু-উন্নত ইনভয়েসিং ডেটা বিশ্লেষণকে সমর্থন করে যা কৌশলগত সিদ্ধান্ত গ্রহণে অবদান রাখে।
চালান কী?
একটি চালান হল ঠিক সেই রসিদের মতো যা আপনি মুদি কেনার পরে বা আপনার তেল পরিবর্তন করার পরে পান, তবে একটি ভিন্ন ক্রমে - এবং আরও জটিল। যেখানে আপনি অর্থপ্রদানের পরে একটি মুদির রসিদ পাবেন, আপনি বিল পরিশোধ করার আগে বা অর্থ প্রদানের আগে একটি চালান পাঠাবেন বা পাবেন। রসিদের মতো, চালানগুলিও ক্রেতা এবং বিক্রেতার মধ্যে একটি আর্থিক লেনদেনের লগ করে।
সুতরাং, একটি চালান কি এবং কিভাবে এটি একটি রসিদ থেকে পৃথক? একটি চালান উপরের সবগুলি করে তবে অফারও করে:
- সঠিকভাবে করা হলে কঠোর আইনি সুরক্ষা।
- একটি বিস্তৃত বিশ্লেষণ কৌশল জানাতে সাহায্য করার জন্য দরকারী ডেটা পয়েন্ট।
- আপনার ব্যবসার অডিট-প্রুফ করার একটি উপায়।
- ট্যাক্স ফাইলিং সুবিধা।
- অর্থপ্রদানের পদ্ধতির বিস্তারিত শর্তাবলী।
- আপনার ব্যবসার পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে আরও অনেক কিছু।
নীচের লাইন - একটি চালান হল একটি অফিসিয়াল, আইনত-সমর্থিত লেনদেন লগ একজন ক্রেতা এবং বিক্রেতার মধ্যে সম্পূর্ণ বিশদ সহ যা উভয় পক্ষের মধ্যে সাধারণ বোঝাপড়া নিশ্চিত করে, বিরোধের ক্ষেত্রে আইনি অবস্থান নিশ্চিত করে এবং বিশ্লেষণাত্মক প্রচেষ্টাকে সমর্থন করার জন্য ডকুমেন্টেশন হিসাবে কাজ করে, এর বিরুদ্ধে রক্ষা করে খারাপ অডিট ফলাফল, এবং সর্বোচ্চ ট্যাক্স সময় সহজ.
চালান প্রকার কি কি?
আপনি যখন চালান পরিচালনা করেন, পাঠান বা গ্রহণ করেন, তখন সেগুলি সাধারণত চার প্রকারের মধ্যে একটি হবে:
- বিক্রয় চালান: সবচেয়ে সাধারণ প্রকার, একটি বিক্রয় চালান, সাধারণত আপনি শব্দটি শুনলে যা মনে করেন। বিক্রয় রসিদের বিপরীতে, একটি বিক্রয় চালান উভয় পক্ষের বিশদ তথ্য, মূল্যের তথ্য, অর্থপ্রদানের তথ্য এবং আরও অনেক কিছু অন্তর্ভুক্ত করে। এছাড়াও, একবার অর্থের হাত পরিবর্তন হয়ে গেলে এবং চালান স্বাক্ষরিত হলে, বিরোধের ক্ষেত্রে নথিটি একটি আইনি হাতিয়ার হিসেবে কাজ করে।
- প্রো ফর্মা চালান: একটি প্রো ফর্মা চালান মূলত একটি প্রাথমিক বিক্রয় চালানের মতো - এটি কাজ শুরু করার বা আইটেমটি পাঠানোর আগে ক্রেতাকে একটি আনুমানিক ডেলিভারি তারিখ এবং খরচের উদ্ধৃতি প্রদান করে। একটি প্রো ফর্মা চালান ক্রেতাকে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে এবং প্রতিশ্রুতি দেওয়ার আগে খরচ বুঝতে দেয়।
- পুনরাবৃত্ত চালান: আপনি যদি পর্যায়ক্রমিক কিন্তু চলমান ভিত্তিতে সরবরাহ করা পণ্য বা পরিষেবাগুলির সাথে ক্রমাগত ক্রেতা/বিক্রেতার সম্পর্কের মধ্যে থাকেন তবে প্রতিবার ম্যানুয়ালি একটি চালান তৈরি করা এবং অনুমোদন করা অর্থহীন। পরিবর্তে, আপনি সম্ভবত একটি পুনরাবৃত্ত চালান ব্যবহার করবেন। এই ধরনের চালান পরবর্তী চক্রের বিতরণযোগ্য (অর্থাৎ, মাসিক, ত্রৈমাসিক বা বার্ষিক) আগে পাঠানো হয় এবং লেনদেন সম্পাদনের আগে অর্থপ্রদান করা প্রয়োজন। এটি একটি স্ট্রিমিং ভিডিও সাবস্ক্রিপশনের মতো - যদি আপনি 31 ডিসেম্বর নেটফ্লিক্সের জন্য মেইলে একটি বিল পানst আপনার 15 জানুয়ারির জন্যth মাসিক পুনর্নবীকরণ কিন্তু অর্থ প্রদান করবেন না, আপনি অ্যাক্সেস হারাবেন।
- টাইমশীট চালান: আপনি যদি কোনও পরিষেবা-ভিত্তিক ফার্মের সাথে কাজ করেন, যেমন পরামর্শদাতা বা আউটসোর্সড বুককিপিং পরিষেবা, আপনার বিক্রেতা প্রতিটি সময়কাল জুড়ে তাদের কর্মীদের সময় লগ করবে এবং একটি টাইমশিট চালানে মোট একত্রিত করবে। এই চালানটিতে কর্মচারী প্রতি ঘন্টার হার, মোট কাজ করা ঘন্টা, কর্মচারীরা কী কাজ করেছে (একটি সংক্ষিপ্ত রেফারেন্স মেমো সাধারণত যথেষ্ট), এবং চুক্তির মধ্যে আপনি যে প্রশাসক ফি সম্মত হয়েছেন তা অন্তর্ভুক্ত করবে।
অ্যাকাউন্টিংয়ের অন্যান্য ধরনের চালানগুলির মধ্যে রয়েছে:
- ওভারডি ইনভয়েস
- একত্রিত চালান
- ধারক এবং অন্তর্বর্তী চালান
- ক্রেডিট এবং ডেবিট মেমো
- বাণিজ্যিক চালান (শুল্কগুলির জন্য আন্তঃসীমান্ত লেনদেনে ব্যবহৃত)
একটি চালান দেখতে কেমন?
অনেক চালান টেমপ্লেট উপলব্ধ, এবং সেগুলি আপনার অনন্য চাহিদা অনুযায়ী কাস্টমাইজযোগ্য। ইনভয়েসগুলি সাধারণত কেমন দেখায় তার একটি উদাহরণ এখানে রয়েছে - এটি তারিখ, লেনদেনের পক্ষ, পণ্য/পরিষেবা, অর্থপ্রদানের তথ্য এবং প্রয়োজনীয় অতিরিক্ত বিবরণের বিবরণ।
একটি চালানের উদ্দেশ্য কি?
এর মূলে, একটি চালান একটি রসিদের সমস্ত স্ট্যান্ডার্ড ফাংশন পূরণ করে তবে ক্রেতা এবং বিক্রেতা উভয়ের জন্য অতিরিক্ত সুবিধা প্রদান করে।
নথি এবং রেকর্ড ব্যবস্থাপনা
যখন আপনি একটি ব্যবসা হিসাবে লেনদেন সম্পাদন করছেন, তখন আপনাকে আইনত সব ক্রয় এবং বিক্রয়ের জন্য কঠোর অ্যাকাউন্টিং বজায় রাখতে হবে। কার্যকরীভাবে চালান করার অর্থ হল আপনি নিরীক্ষা বা আইনি সাধনা থেকে সুরক্ষিত, এবং গুণমান রেকর্ড ব্যবস্থাপনা প্রতি বছর ট্যাক্স ফাইলিংকে আরও সহজ করে তোলে।
না শুধুমাত্র চালান অংশ প্রয়োজনীয় রেকর্ড ব্যবস্থাপনা, কিন্তু আপনার ডকুমেন্টেশন নিয়ন্ত্রণ রাখা সামগ্রিক ব্যবসা স্বাস্থ্যের একটি চিহ্ন. আপনি যদি ছোট জিনিসগুলি সঠিকভাবে করতে না পারেন তবে আপনি কখনই বড় জিনিসগুলি সঠিকভাবে করতে পারবেন না - এবং চালান হল সেই ছোট জিনিসগুলির মধ্যে একটি যা আপনার সামগ্রিক সাংগঠনিক কার্যকারিতা উপস্থাপন করে।
পেমেন্ট ট্র্যাকিং এবং ডেটা বিশ্লেষণ
একটি মূল ফাংশন হিসাবের সমন্বয়সাধন চালান ব্যবস্থাপনা অন্তর্ভুক্ত - চালান ছাড়া, আপনি কার্যকরভাবে ক্রয় আদেশ এবং পণ্য প্রাপ্তি নিশ্চিতকরণের মধ্যে লেনদেন মেলাতে পারবেন না। চালান হল 3-ওয়ে ম্যাচিংয়ের তৃতীয় লেগ এবং অ্যাকাউন্টিং অনুশীলনের একটি মূল কাজ যেমন চালান ম্যাচিং.
একই সময়ে, আপনি যদি অনেক বিক্রেতা এবং সরবরাহকারীকে ধাক্কা দিয়ে থাকেন, তাহলে আপনাকে নগদ বহিঃপ্রবাহ এবং কার কাছে কতটা পাওনা রয়েছে তার উপর নজর রাখতে হবে। সুসংগঠিত ইনভয়েসিং আপনার পেমেন্ট ল্যান্ডস্কেপ জুড়ে ভারসাম্য বজায় রাখতে সাহায্য করে, আপনার ব্যবসা এবং বিক্রেতাদের মধ্যে একটি মানসম্পন্ন সম্পর্ক বজায় রাখা নিশ্চিত করে।
আপনি যদি পর্যাপ্ত ইনভয়েস বিলিং গভীরতা তৈরি করে থাকেন, তাহলে ডকুমেন্টেশন ডেটা অ্যানালিটিক্সের জন্য কার্যকর ফিডার তথ্য হিসেবেও কাজ করতে পারে, বিশেষ করে যদি আপনি বিক্রেতার পাশে থাকেন। চালান আপনার বিপণন কৌশল জানাতে সাহায্য করার জন্য কেনার প্রবণতা, ব্যবসা চক্র এবং আরও অনেক কিছু নির্ধারণ করতে সাহায্য করে। সংগ্রহের দিক থেকে, কার্যকর চালান বিশ্লেষণ খরচ কমাতে এবং বর্জ্য বা অদক্ষতা চিহ্নিত করতেও সাহায্য করে।
আইনি সুরক্ষা
যদিও কার্যকর চালানগুলি অডিট বা ট্যাক্স উদ্বেগের বিরুদ্ধে রক্ষা করতে সাহায্য করে, সেগুলি আপনার আইনি অস্ত্রাগারের একটি হাতিয়ারও বটে। যেহেতু স্বাক্ষরিত চালানগুলি চুক্তি চুক্তি এবং কার্যধারার অংশ, তাই আপনি পণ্য বা পরিষেবার জন্য সম্মত মূল্য পরিশোধ করছেন বা একজন বিক্রেতা হিসাবে সঠিকভাবে অর্থ প্রদান করছেন তা নিশ্চিত করতে আপনি চালান ব্যবহার করতে পারেন। এটি অযৌক্তিক মামলার বিরুদ্ধে রক্ষা করতে বা প্রদর্শনী হিসাবে পরিবেশন করতে সহায়তা করতে পারে যদি আপনি আদালতের ব্যবস্থায় বাধ্য হয়ে অর্থপ্রদান করতে বাধ্য হন।
একটি চালান কি বিবরণ ধারণ করে?
ফর্ম সেক্টর এবং ব্যবসা জুড়ে পরিবর্তিত হতে পারে, ফাংশন না. আপনি সাধারণত এই মূল বিবরণগুলির মধ্যে বেশিরভাগই অন্তর্ভুক্ত করবেন, যদি সব না হয়:
- আপনার এন্টারপ্রাইজ জুড়ে ইনভয়েস এবং পেমেন্টগুলি কার্যকরভাবে ফাইল করতে এবং ট্র্যাক করতে চালান নম্বর।
- তারিখ পরিষেবাগুলি রেন্ডার করা হয়েছিল বা পণ্য বিতরণ করা হয়েছিল (অথবা একটি প্রো ফর্মা চালানের ক্ষেত্রে অনুমান), সেইসাথে চালানটি প্রস্তুত এবং পাঠানো হয়েছিল।
- ক্রেতা এবং বিক্রেতার জন্য যোগাযোগের তথ্য।
- যেকোন প্রযোজ্য শর্তাবলী, যেমন, নেট-৩০ শর্তাবলীতে অর্থপ্রদান, কোন বিরোধের ধারা ইত্যাদি।
- সেই নির্দিষ্ট লাইন আইটেমের মূল্য নির্ধারণের পাশাপাশি সরবরাহ করা প্রতিটি ভাল সরবরাহ বা পরিষেবার জন্য বিশদ তথ্য, তা প্রতি-ইউনিট মূল্য হিসাবে বা সম্মিলিতভাবে চার্জ করা হোক না কেন।
- যেকোন প্রযোজ্য কর।
- মোট পাওনা এবং মুদ্রার তথ্য যদি এটি একটি হয় আন্তর্জাতিক লেনদেন.
- প্রাপকের কাছে কোনো অতিরিক্ত মেমো, নোট, বা ব্যক্তিগতকৃত বার্তা।
আপনি কখন চালান পাঠাতে হবে?
একটি চালান পাঠানোর জন্য কোন "সর্বোত্তম সময়" নেই, তবে একটি ভাল নিয়ম হল প্রথম দিকে এবং প্রায়শই। যোগাযোগ জীবনের সকল ক্ষেত্রেই মুখ্য, কিন্তু বিশেষ করে যখন B2B বা B2C পরিষেবাগুলিতে নিযুক্ত থাকে যেগুলির আইনী প্রভাব রয়েছে।
যদিও আপনার নির্দিষ্ট ব্যবসার ড্রাইভ টাইমিং প্রয়োজন, আপনি একই পৃষ্ঠায় আছেন তা নিশ্চিত করার জন্য ক্লায়েন্টের প্রয়োজনীয়তাগুলি হজম করার পরে একটি প্রো ফর্মা চালান পাঠানো এবং রসিদ নিশ্চিতকরণের পরে বা পরিষেবাগুলি সম্পূর্ণরূপে রেন্ডার হওয়ার পরে দ্রুত বিক্রয় চালান পাঠান। ইনভয়েস করার পর ফ্যাক্ট বলা হয় প্রসবের উপর চালান।
আপনি যদি একটি নতুন ক্লায়েন্টের সাথে কাজ করেন বা চুক্তিটি বিশেষভাবে বড় হয়, তাহলে আপনি ডাউন পেমেন্ট সুরক্ষিত করার জন্য কাজ শুরু করার আগে একটি প্রাথমিক চালান পাঠাতে চাইতে পারেন। এই বলা হয় উন্নত চালান। একইভাবে, যদি চুক্তিটি দীর্ঘ হয়, একটি মধ্য-সময়ের চালান বা সেট অনুযায়ী চালান, পূর্ব-নির্ধারিত মাইলস্টোনগুলি নিশ্চিত করতে সাহায্য করতে পারে যে আপনি বিলের সময় এবং বাজেটের ক্ষেত্রে উভয়ই ট্র্যাকে আছেন।
চালান এবং অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ
চালানগুলি 3-উপায় মিলের একটি মূল অংশ এবং এইভাবে কার্যকর করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ৷ অ্যাকাউন্ট প্রদেয় অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ. এর পথে চালান প্রবাহ ট্র্যাক করা নিশ্চিত করতে সাহায্য করে যে আপনি কর্মী জালিয়াতি বা ম্যাভেরিক খরচ থেকে রক্ষা করার সময় সম্মতিকৃত খরচ অনুযায়ী সময়মত পণ্য অর্ডার করছেন।
মধ্যে প্রদেয় বা প্রাপ্য অ্যাকাউন্ট, ক্রেতা বা বিক্রেতা হিসাবে আপনার ভূমিকার উপর নির্ভর করে, চালানটি আপনার ক্রেডিট অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করতেও সাহায্য করে যেহেতু এটি অর্থপ্রদানের আগে প্রাপ্ত হয়। বিক্রয়ের দৃষ্টিকোণ থেকে, ইনভয়েসিং আপনাকে আপনার ইনভেন্টরি লেভেল বা স্টাফিংয়ের প্রয়োজনীয়তার উপর ট্যাব রাখতে সাহায্য করে যদি আপনি একটি পরিষেবা-ভিত্তিক ব্যবসা হন।
উপসংহার
ইনভয়েসিং নিজে থেকে জটিল নয় কিন্তু, আপনার কোম্পানির আকার এবং সুযোগের উপর নির্ভর করে, আপনি অনেক চালান নিয়ে দ্রুত অভিভূত হয়ে যেতে পারেন এবং নিশ্চিত করতে পারেন যে সময়মত এবং সঠিক পদ্ধতিতে অর্থপ্রদান পাঠানো (বা প্রাপ্তি) হয়।
আজ, ডিজিটাইজেশন এবং ক্রস-বর্ডার লেনদেন আদর্শ হয়ে ওঠার ফলে চালান দ্রুত পরিবর্তন হচ্ছে। একটি ভিড় স্বয়ংক্রিয় এপি এবং চালান সফ্টওয়্যার ব্যবহারকারীদের তাদের চালান প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করতে সাহায্য করে, কাস্টমাইজড টেমপ্লেট সহ ক্রেতাদের কাছে দ্রুত চালান সরবরাহ করতে এবং প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলিকে স্ট্রীমলাইন করতে এবং চালান অনুমোদন কর্মপ্রবাহ অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন নির্বাহ করার সময় বা সংগ্রহ প্রক্রিয়া.
যেহেতু নেক্সট-জেনার ইনভয়েসিং প্ল্যাটফর্মগুলি সম্পূর্ণ ডিজিটাল, তাই আপনি স্টাফিংয়ের প্রয়োজনীয়তা হ্রাস করে এবং কর্মীদের ম্যানুয়াল ডেটার রিমের মাধ্যমে স্লগিংয়ের পরিবর্তে আপনার ব্যবসার অবস্থানের উন্নতিতে ফোকাস করার মাধ্যমে অর্থ সাশ্রয় করবেন। আপনি যদি প্রকৃত চালান পাঠান বা গ্রহণ করেন, অনেক প্ল্যাটফর্মও অফার করে অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রেকগনিশন (OCR), এমন একটি প্রযুক্তি যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডিজিটাল টেক্সট এবং ফিজিক্যাল ডকুমেন্ট থেকে স্ক্যান করা তথ্য পূরণ করে।
মনে রাখবেন, ছোট ছোট কাজগুলো সঠিকভাবে করা কার্যকরী ব্যবস্থাপনার একটি ভিত্তি – এবং আপনার চালান প্রক্রিয়ার উপর একটি শক্ত ঢাকনা রাখা সেই সহজ জয়গুলির মধ্যে একটি যা আপনার প্রতিষ্ঠানকে সাফল্যের জন্য সেট করে।
- এসইও চালিত বিষয়বস্তু এবং পিআর বিতরণ। আজই পরিবর্ধিত পান।
- PlatoData.Network উল্লম্ব জেনারেটিভ Ai. নিজেকে ক্ষমতায়িত করুন। এখানে প্রবেশ করুন.
- প্লেটোএআইস্ট্রিম। Web3 ইন্টেলিজেন্স। জ্ঞান প্রসারিত. এখানে প্রবেশ করুন.
- প্লেটোইএসজি। কার্বন, ক্লিনটেক, শক্তি, পরিবেশ সৌর, বর্জ্য ব্যবস্থাপনা. এখানে প্রবেশ করুন.
- প্লেটো হেলথ। বায়োটেক এবং ক্লিনিক্যাল ট্রায়াল ইন্টেলিজেন্স। এখানে প্রবেশ করুন.
- উত্স: https://nanonets.com/blog/what-is-an-invoice/
