في بيئة الأعمال سريعة الخطى اليوم، الإدارة الفعالة للحسابات المدينة (AR) و الحسابات الدائنة (AP) أمر بالغ الأهمية للحفاظ على تدفق نقدي صحي. الفواتير هي جزء أساسي من هذا. يعد إنشاء الفاتورة ومعالجة الفاتورة خطوات حاسمة في هذه العمليات.

NetSuite يوفر نظام إدارة الفواتير القوي حلاً قويًا لأتمتة عملية إعداد الفواتير وتبسيطها، مما يعزز الكفاءة ويحسن صافي أرباحك.

يتعمق هذا الدليل الشامل في إمكانيات NetSuite لكل من AR وAP، مما يمكّنك من التحكم في عملياتك المالية. سنناقش أيضًا الأتمتة المدعمة بـ NetSuite والذكاء الاصطناعي لتبسيط بعض العمليات اليدوية في AR وAP

فواتير NetSuite – حسابات القبض (AR)

قد يكون تحصيل المدفوعات من العملاء بمثابة صراع مستمر للعديد من الشركات. تزودك ميزات الواقع المعزز في NetSuite بالأدوات اللازمة لتسريع العملية وتحسين معدل التحصيل:

إنشاء الفاتورة

قم بإنشاء الفواتير بسرعة وسهولة عن طريق تحويل أوامر البيع مباشرة إلى فواتير. وهذا يلغي الحاجة إلى إدخال بيانات مكررة، مما يضمن الدقة ويوفر لك الوقت الثمين.

ضمن المعاملات-> المبيعات-> انقر فوق "إنشاء فواتير"

انقر على "معاملة جديدة"

• في الشاشة أعلاه، يمكنك تحديد النموذج. أدخل العميل وتاريخ الفاتورة.
• لديك خيار تحديد عملات متعددة وسعر الصرف ذي الصلة.
• في قسم العناصر، يمكنك تضمين العناصر التي يتم تحرير فواتير لها. في علامات التبويب اللاحقة، يمكنك إضافة عناوين إرسال فواتير إضافية وتفاصيل ضريبية.
• وفر لعملائك طريقة مريحة وخالية من المتاعب لتلقي الفواتير. يتيح لك NetSuite إرسال الفواتير إلكترونيًا عبر البريد الإلكتروني أو تقديم بوابة آمنة عبر الإنترنت للوصول وخيارات الخدمة الذاتية.

قوالب فاتورة NetSuite قابلة للتخصيص

صمم قوالب احترافية تعكس هوية علامتك التجارية وتنقل المعلومات الأساسية مثل تفاصيل المنتج والأسعار وشروط الدفع وتواريخ الاستحقاق.

يمكنك تحديد قوالب الفواتير المختلفة ضمن التخصيص->النماذج->نماذج المعاملات.

يمكنك رؤية القوالب المختلفة التي يمكن الوصول إليها هنا. تصفية على نوع الفاتورة. يمكنك إنشاء قالب جديد وتحديد النوع كفاتورة.

يمكنك الاختيار من القالب الموجود والضغط على "تخصيص" للتعديل

في "قالب الطباعة"، يمكنك تحديد قوالب HTML مخصصة تسمح بالتعديل والتصميم الموسع

يمكنك اختيار قوالب فواتير متنوعة من الشاشة الرئيسية ضمن التخصيص->النماذج->قوالب PDF/HTML المتقدمة.

هذا ما تبدو عليه شاشة المحرر.

• يمكنك الضغط على الزر "+" لتضمين الحقول عبر NetSuite.
• يمكن أن تتضمن الحقول اسم شركتك، والفاتورة، والبنود، وما إلى ذلك.
• عند إنشاء فاتورة، يتم ملء الحقول الموجودة في القالب تلقائيًا وفقًا للفاتورة.

يؤدي هذا إلى إنشاء طريقة سلسة لتحديد القوالب مسبقًا وتصور كيف ستبدو. يمكنك أيضًا استيراد قوالب HTML.

لديك المزيد من خيارات التخصيص لتضمين الصور وتقسيم أعمدة متعددة وإضافة أرقام الصفحات والمزيد.

هناك المزيد من الميزات التي تسهل حسابات القبض والفواتير في NetSuite.

• خيارات توصيل متعددة: يمكنك حفظها وتنزيلها كملفات PDF أو إرسال الفواتير مباشرة إلى العملاء عبر البريد الإلكتروني.
• تذكيرات الدفع الآلي: لا تدع الفواتير المستحقة تفلت من بين الشقوق. يمكّنك NetSuite من إعداد تذكيرات تلقائية للدفع لإعلام العملاء بالمدفوعات المتأخرة. يمكنك تخصيص توقيت وتكرار هذه التذكيرات لحث العملاء على الدفع الفوري.
• إمكانية رؤية الدفع في الوقت الحقيقي: احصل على رؤى في الوقت الحقيقي حول شيخوخة الواقع المعزز. يوفر NetSuite تقارير تفصيلية تصنف مستحقاتك بناءً على تواريخ استحقاقها، مما يسمح لك بتحديد الدفعات المتأخرة وتحديد أولويات جهود التحصيل.

مزيد من التخصيصات مع SuiteApp

• مجموعة تطبيقات الفواتير الإلكترونية تم تصميمه لدعم التخصيصات التالية:

• طرق الإرسال المخصصة—يجب على المسؤول إنشاء طرق إرسال المستندات الإلكترونية المتاحة للاختيار في سجل المعاملة وسجل حزمة المستندات الإلكترونية. يجب تنفيذ طرق الإرسال كمكونات إضافية مخصصة بدلاً من البرامج النصية.
• جدولة إنشاء المستندات الإلكترونية الصادرة- يتيح تطبيق Electronic Invoicing SuiteApp للمسؤول نشر برنامج نصي لإنشاء مستندات إلكترونية متعددة في وقت واحد بدلاً من إنشاء مستندات إلكترونية يدويًا لكل معاملة.
• جدولة إرسال المستندات الإلكترونية الصادرة - مثل البرنامج النصي لإنشاء المستندات الإلكترونية بكميات كبيرة، يحتوي تطبيق Electronic Invoicing SuiteApp أيضًا على برنامج نصي للإرسال التلقائي المجدول للمستندات الإلكترونية الصادرة. يرسل البرنامج النصي المستندات الإلكترونية الصادرة فقط والتي تكون حالتها جاهزة للإرسال.

معالجة الفواتير: الحسابات الدائنة

بالنسبة للعديد من الشركات، تتضمن إدارة الحسابات المستحقة الدفع جبلًا من الأعمال الورقية وإدخال البيانات المملة.

• في المعاملات->الذمم الدائنة->الفواتير، يمكنك إضافة فاتورة جديدة والاطلاع على الفواتير الموجودة.
• يتم تنفيذ الفاتورة يدويًا، وتحتاج إلى معلومات إضافية حول البنود والمبلغ والضرائب وما إلى ذلك.
• بمجرد إضافة الفاتورة، يمكنك مراجعتها والموافقة عليها

قد يرتبط هذا أيضًا بطلبات الدفع ويمكن الموافقة عليه كفاتورة مدفوعة. ومع ذلك، فهذه عملية يدوية إلى حد ما وعرضة للخطأ أيضًا. وهنا تأتي الحاجة إلى الأتمتة والعمليات التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي.

مهام AP التي من المرجح أن تستفيد أكثر من الأتمتة هي تلك التي يمكنك من خلالها تقليل وقت المعالجة أو زيادة الدقة، مما يوفر المال. بالمقارنة مع المعالجة اليدوية، أتمتة AP يمكن تحسين الخطوات التالية بشكل كبير:

• ادخال بيانات. أتمتة التقاط بيانات الفواتير والمستندات المصدرية الأخرى أسرع وأقل عرضة للخطأ من إدخال البيانات يدويًا.
• مطابقة الفاتورة. يمكن مطابقة الفواتير تلقائيًا مع المستندات الداعمة، مثل أوامر الشراء ومستندات الاستلام (مطابقة ثلاثية). تعد هذه المطابقة التلقائية أسرع وأكثر دقة من المطابقة اليدوية، خاصة بالنسبة للشركات التي قد تضطر إلى مطابقة المستندات المخزنة في مواقع مختلفة.
• ترميز الفواتير. يمكنك إنشاء قواعد تقوم تلقائيًا بتعيين العام الصحيح رمز دفتر الأستاذ لكل فاتورة، والقضاء على الوقت والتناقضات الكامنة في الترميز اليدوي.
• توجيه الموافقة يعد التوجيه الإلكتروني لجميع الجهات المعتمدة اللازمة أسرع من إرسال المستندات يدويًا إلى كل منهم، كما يوفر أيضًا تتبعًا أفضل طوال سير العمل.

يتيح لك تطبيق Payment Automation SuiteApp أتمتة مدفوعات الموردين وإدارة سير عمل الحسابات مستحقة الدفع والتسوية بكفاءة. أتمتة الدفع هي جزء من الوحدة المدفوعة لأتمتة AP. يأتي تطبيق SuiteApp هذا مع حدوده، وهنا يأتي دور عمليات تكامل الجهات الخارجية وتطبيقات SuiteApps الأخرى في المداعبة وتقديم فوائد إضافية:

يأتي تطبيق SuiteApp هذا مع حدوده، وهنا يأتي دور عمليات تكامل الجهات الخارجية وتطبيقات SuiteApps الأخرى في المداعبة وتقديم فوائد إضافية:

• دمج وسحب الفواتير وأوامر الشراء وما إلى ذلك من المزيد من المصادر. لا مزيد من السحب والإفلات، أو البريد الإلكتروني، أو الاتصال بـ Google Drive، وما إلى ذلك.
• إعدادات موافقة معقدة مع تذكيرات للموافقة والتتبع
• الذكاء الاصطناعي لمطابقة الفواتير وأوامر الشراء وجميع التصميمات المختلفة التي تأتي بها.
• المزيد من خيارات الدفع وعمليات التكامل مع Stripe وWise وRevolut وACH.

النانو: بطل أتمتة AP الخاص بك

Nanonets هو حل قوي لأتمتة AP يستفيد من سحر الذكاء الاصطناعي (AI) لتبسيط عملية معالجة الفواتير ويتكامل بسلاسة مع NetSuite وعمليات التكامل الأخرى.

تحظى Nanonets بثقة أكثر من 10,000 علامة تجارية، وتأتي مزودة بأفضل برنامج للتعرف على الفواتير وبرنامج الذكاء الاصطناعي للتعرف الدقيق على نقاط الوصول ومعالجتها

فيما يلي لمحة عن كيفية قيام Nanonets بأتمتة سير عمل AP:

1. إيصالات الفاتورة الآلية: استيراد الفواتير إلى Nanonets من مصادر متعددة هو الأفضل في فئته 
2. الإدخال الآلي للبيانات: تقوم Nanonets باستخراج البيانات المنظمة من فواتيرك، بغض النظر عن تنسيق الفاتورة وما إذا كانت الفاتورة ممسوحة ضوئيًا أو رقمية.
3. التحقق الآلي: مطابقة ثنائية الاتجاه وما بعدها. قم بمطابقة معلومات الفاتورة مع أوامر الشراء المفتوحة ومذكرات التسليم ومستندات AP الأخرى.
4. توجيه الموافقة متعدد المراحل: إرسال الإخطارات الآلية إلى الشخص المناسب في المؤسسة لمراجعة الفواتير قبل الموافقة عليها.
5. جدولة الدفع الآلي ومعالجته: دفع الفواتير باستخدام أي وسيلة دفع
6. مزامنة في الوقت الحقيقي: قم باستيراد مخطط حسابات NetSuite الخاص بك وقم بإنشاء قواعد لترميز المستندات من البائعين لديك.

من خلال أتمتة هذه المهام الهامة، تعمل شبكات Nanonets على تقليل الجهد اليدوي بشكل كبير، وتقليل الأخطاء، وتسريع عملية AP، مما يسمح لفريقك بالتركيز على المزيد من المساعي الإستراتيجية.

إطلاق العنان لقوة التكامل

يؤدي دمج Nanonets مع NetSuite إلى فتح العديد من الفوائد للشركات من جميع الأحجام. فيما يلي بعض المزايا الأكثر إقناعًا:

• جهد أقل: تقوم Nanonets بأتمتة معالجة الفواتير، مما يحرر فريق AP الخاص بك.
• دقة محسنة: التكامل يقلل من الأخطاء ويضمن سلامة البيانات.
• معالجة أسرع: أتمتة المهام للحصول على الموافقات والمدفوعات بشكل أسرع.
• زيادة الرؤية: احصل على رؤى باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي.
• الامتثال المحسن: يضمن عملية AP مبسطة وقابلة للتدقيق.

يمكن أن يؤدي دمج Nanonets مع NetSuite إلى أتمتة عمليات الحسابات الدائنة وتحسينها. يمكن لهذا المزيج تبسيط عملية AP، وخفض التكاليف، وتمكين الفريق من التركيز على المزيد من المبادرات الإستراتيجية.

اتخاذ الخطوة الأولى نحو أتمتة AP

تعمل شبكات النانو على أتمتة الحسابات الدائنة، قيادة الكفاءة والدقة والعملية المالية القوية. استفد من الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي للقيادة في الإدارة المالية. تخلص من الأخطاء، وقم بأتمتة المهام، ودمج AP بسلاسة. تعرف على كيفية تصميم Nanonets للحلول من خلال عرض توضيحي مجاني. ادخل إلى مستقبل التمويل مع Nanonets.

جدولة عرض توضيحي

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/managing-invoices-in-netsuite/