تعد عمليات الحسابات الدائنة (AP) وظيفة مهمة لكل شركة، حيث تشرف على المدفوعات الصادرة للموردين والبائعين. يتم التعامل مع التحول الرقمي تقليديًا من خلال العمليات اليدوية، وهو الآن في طليعة AP، مع تقنيات مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي التي أحدثت ثورة في كيفية إدارة الشركات لأموالها. 

في عصر يعيد فيه التحول الرقمي تشكيل كل جانب من جوانب العمليات التجارية، يشهد دور الحسابات الدائنة (AP) أيضًا تطورًا كبيرًا. أتمتة AP في جميع أنحاء العالم السوق ومن المتوقع أن تنمو من 2.6 مليار دولار أمريكي في عام 2021 إلى 7.5 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2030 بمعدل نمو سنوي مركب قدره 12.5%.

وهذا التحول ليس مجرد اتجاه؛ إنه مؤشر للشركات التي تهدف إلى الحفاظ على قدرتها التنافسية وخفض التكاليف وتعزيز الكفاءة التشغيلية حيث يكمن الحل في أتمتة نقاط الوصول وتحويلها. في هذه المقالة، نتعمق في الفروق الدقيقة في تحويل AP، وكيف أنها خطوة استراتيجية في العمليات المالية التي تساعد الشركات على البقاء قادرة على المنافسة في المشهد الاقتصادي المتطور باستمرار.

ما هو التحول الرقمي في الحسابات الدائنة؟

التحول الرقمي في AP هو دمج التقنيات المتقدمة مثل التعلم الآلي (ML)، والذكاء الاصطناعي (AI)، وأتمتة العمليات الآلية (RPA) في عملية دفق عمليات المكتب الخلفي وأتمتتها. يلغي هذا التحول الاعتماد على سير العمل اليدوي، مما يعزز الكفاءة بشكل كبير ويقلل من مخاطر الاحتيال والأخطاء. نظرًا لأن المزيد من المديرين الماليين وفرق الإدارة المالية يعتمدون التحول الرقمي لـ AP، فإنهم يجدون أن أنظمتهم أصبحت أكثر ذكاءً، مما يوفر الوقت والمال مع تحسين الضوابط المالية والامتثال للوائح العالمية. 

​أهمية التحول الرقمي في الحسابات الدائنة

إن أهمية التحول الرقمي في الحسابات الدائنة (AP) تتجاوز مجرد اعتماد التكنولوجيا. إنه يمثل تحولًا أساسيًا في كيفية إدارة الشركات لعملياتها المالية. في عصر يتسم بالتقدم التكنولوجي السريع، تعد رقمنة عمليات الوصول المسبق أمرًا ضروريًا للمؤسسات لمواكبة هذه التغييرات والحفاظ على قدرتها التنافسية. 

لا تستغرق الطرق التقليدية واليدوية لمعالجة AP وقتًا طويلاً فحسب، بل إنها أيضًا عرضة للأخطاء وعدم الكفاءة. لا تعمل الرقمنة في AP على تبسيط سير العمل فحسب، بل تعمل أيضًا على تحسين الرؤية في العملية عبر المؤسسة. فهو يتيح المزيد من السيطرة على المعاملات المالية، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات أكثر استنارة. 

وهذا أمر بالغ الأهمية في مشهد الأعمال الذي يتسم بارتفاع التضخم ونقص القوى العاملة، وهي العوامل التي تم تسليط الضوء عليها بشكل خاص خلال جائحة كوفيد-19. لقد سلط الوباء الضوء على الحاجة إلى المرونة والقدرة على التكيف في العمليات التجارية، وأصبحت أقسام AP المتقدمة رقميًا قادرة على التنقل في بيئات العمل عن بعد الحديثة والتحولات بسلاسة أكبر.

والأهم من ذلك، أن أنظمة AP الرقمية تمكن الشركات من الاستفادة من قوة تحليلات البيانات، مما يوفر رؤى مهمة حول أنماط الإنفاق وأداء البائعين وفرص توفير التكاليف. وهذا المستوى من التحليل مستحيل مع أساليب AP التقليدية، مما يؤكد القيمة الاستراتيجية للتحول الرقمي في هذا المجال. في جوهرها، لا تعد رقمنة نقاط الوصول مجرد ترقية تكنولوجية ولكنها استثمار استراتيجي يمكّن الشركات من أن تكون أكثر مرونة ومرونة وذكاءً ماليًا في مشهد اقتصادي دائم التغير.

فوائد AP Automation

من خلال اعتماد أدوات أتمتة AP الحديثة، تتمكن المؤسسات من مواكبة الرقمنة وتحسين أدائها باستمرار بمرور الوقت، بغض النظر عن مكانها الحالي في رحلة الرقمنة وAP.

1. تعزيز الكفاءة والدقة: تعمل أتمتة AP على تقليل إدخال البيانات يدويًا، مما يقلل من الأخطاء البشرية وبالتالي تقليل الوقت المستغرق في إدخال المعلومات والتحقق من الأخطاء. وهذا يؤدي إلى معالجة أكثر دقة للبيانات ومعالجة الفواتير بكفاءة.
2. توفير الوقت والتكلفة: من خلال أتمتة التقاط الفواتير والمدفوعات الرقمية، توفر المؤسسات قدرًا كبيرًا من الوقت والموارد. تمتد هذه الكفاءة أيضًا إلى التعامل مع أحجام الفواتير المتزايدة دون الحاجة إلى موظفين إضافيين. وبالتالي قامت المنظمة بتحرير الموارد للتعامل مع المزيد من المهام ذات القيمة المضافة.
3. تحسين قابلية التوسع: مع نمو الأعمال التجارية، يزداد حجم الفواتير وتعقيد المعاملات المالية. تسمح أتمتة AP للشركات بتوسيع نطاق عملياتها بسلاسة. مع القدرة على التعامل مع عدد أكبر من الفواتير بكفاءة، يمكن للشركات أن تنمو دون زيادة متناسبة في عدد موظفي AP، وبالتالي الحفاظ على عملية بسيطة وفعالة.
4. إدارة التدفق النقدي الأمثل: توفر أتمتة AP مزيدًا من التحكم في توقيت وطرق الدفع. ومن خلال جدولة المدفوعات بشكل استراتيجي، يمكن للشركات إدارة تدفقاتها النقدية بشكل أفضل. كما يساعد استخدام طرق الدفع الإلكترونية مثل البطاقات الافتراضية وجدولة الدفع الآلية على تجنب التأخر في الدفع. يتيح ذلك للشركات الاستفادة من خصومات الدفع المبكر، مما يحسن الوضع المالي العام للشركة.
5. تحسين العلاقات مع الموردين: تؤدي عمليات AP الآلية إلى دفعات أكثر دقة وفي الوقت المناسب، مما يعزز ثقة الموردين ورضاهم. بفضل ميزات مثل الفواتير الإلكترونية وعمليات الدفع المبسطة، يواجه الموردون عددًا أقل من التأخيرات والأخطاء، مما يعزز العلاقة بين الشركة والمورد. يمكّن برنامج AP الشركات من تخزين تفضيلات الموردين وعملاتهم، مما يضمن أن تكون عملية الدفع سلسة وعادلة.
6. رؤية وتحكم أكبر: توفر أتمتة AP رؤية في الوقت الفعلي لعملية AP، بدءًا من استلام الفاتورة وحتى الدفع. تتيح هذه الشفافية إمكانية التتبع والتدقيق والتخطيط المالي بشكل أفضل. يمكن للمديرين مراقبة عمليات AP بشكل أكثر فعالية، وتحديد الاختناقات، واتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات.
7. منع الاحتيال والامتثال: تم تجهيز الأنظمة الآلية لتحديد التناقضات مثل الفواتير المكررة أو أنماط الدفع غير العادية، مما يعزز منع الاحتيال. بالإضافة إلى ذلك، تساعد هذه الأنظمة في الحفاظ على الامتثال لمختلف اللوائح المالية من خلال ضمان حفظ السجلات بدقة وفي الوقت المناسب.
8. تحليلات البيانات وإعداد التقارير: غالبًا ما تأتي أدوات أتمتة AP مزودة بإمكانات تحليلية متقدمة. يمكنهم إنشاء تقارير ومقاييس قيمة، وتقديم رؤى حول أنماط الإنفاق، وأداء البائعين، والمجالات المحتملة لتوفير التكاليف. هذه البيانات ضرورية للتخطيط المالي الاستراتيجي واتخاذ القرار.
9. فوائد بيئية: الابتعاد عن العمليات الورقية إلى الحلول الرقمية يساهم في تحقيق أهداف الاستدامة للمؤسسة. ولا يساعد هذا الانخفاض في استخدام الورق البيئة فحسب، بل يقلل أيضًا من تكاليف التخزين والتعامل المرتبطة بالمستندات المادية.

باختصار، تعمل أتمتة حسابات الدفع على تحويل عملية الحسابات الدائنة إلى وظيفة أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة واستراتيجية، وهو أمر بالغ الأهمية للشركات التي تهدف إلى الازدهار في البيئة الاقتصادية السريعة والتنافسية اليوم.

ما هي وظائف AP التي يمكن أتمتتها؟

يمكن للتحول الرقمي ضمن عملية AP أن يكون متعدد الأوجه. فيما يلي بعض الوظائف العديدة التي يمكن تشغيلها تلقائيًا:

1. تأهيل الموردين والامتثال الضريبي: تعمل الأتمتة على تبسيط عملية تأهيل الموردين، مما يضمن جمع وإدارة جميع البيانات الضرورية، بما في ذلك المعلومات الضريبية، بدقة. يتضمن ذلك عمليات فحص تلقائية للامتثال الضريبي والمتطلبات التنظيمية الأخرى.
2. التقاط بيانات فاتورة المورد: تستخدم أتمتة AP تقنيات مثل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لالتقاط البيانات وتصنيفها تلقائيًا من فواتير الموردين، مما يقلل بشكل كبير من الإدخال اليدوي.
3. تجهيز الفاتورة: يتضمن ذلك أتمتة سير العمل بالكامل لمعالجة الفاتورة من الاستلام إلى النشر. تضمن الأتمتة معالجة الفواتير بكفاءة، باتباع القواعد المحددة مسبقًا للموافقات والاستثناءات.
4. عمليات المطابقة: تساعد الأتمتة في المطابقة الثنائية والثلاثية من خلال مقارنة الفواتير بأوامر الشراء وإيصالات التسليم، مما يضمن تتبع المدفوعات ودقتها وكذلك منع المدفوعات الزائدة.
5. الموافقة على الفاتورة: يقوم سير العمل الآلي بتوجيه الفواتير إلى الموظفين المناسبين للموافقة عليها، بناءً على قواعد محددة مسبقًا، مما يضمن معالجة الفواتير بكفاءة وفي الوقت المناسب.
6. إدارة حساب: تساعد الأتمتة في تصنيف وتتبع النفقات مقابل الميزانيات، مما يحسن رؤية النفقات وإدارتها.
7. المدفوعات العالمية: تعمل حلول أتمتة AP على تسهيل عمليات الدفع العالمية السلسة وإدارة العملات المختلفة والامتثال للوائح الدفع الدولية.
8. تسوية المدفوعات: تقوم الأنظمة الآلية بتسوية المدفوعات مع البيانات المصرفية، مما يضمن تسجيل جميع المعاملات بدقة وحسابها.
9. مراقبة حالة دفع الفاتورة: تقوم أنظمة AP بتتبع حالة كل دفعة فاتورة، مما يوفر رؤية في الوقت الفعلي لعملية AP.
10. توليد المقاييس واتجاهات مؤشرات الأداء الرئيسية: توفر أدوات التشغيل الآلي إمكانات التحليلات وإعداد التقارير، مما يؤدي إلى إنشاء رؤى حول أداء AP وإدارة البائعين والتخطيط المالي.

خطوات الحسابات الدائنة التي يمكن أن تكون آلية

كما هو الحال مع وظائف عملية AP، يمكن أيضًا أتمتة الخطوات الفردية لعملية AP. إليك الطريقة:

1. استلام الفواتير وتسجيلها وترميزها: تقوم أدوات التشغيل الآلي بالتقاط بيانات الفاتورة وتصنيفها عند استلامها، مما يقلل من المعالجة اليدوية واحتمال حدوث خطأ.
2. مطابقة أمر الشراء (PO).: تقوم أنظمة AP المتوسطة بأتمتة مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء المقابلة، مما يضمن إجراء الدفعات مقابل المشتريات التي تم التحقق منها.
3. مطابقة ثلاثية: يتضمن ذلك مطابقة الفواتير وأوامر الشراء وإيصالات التسليم للتأكد من تنفيذ الطلبات بشكل صحيح قبل إجراء الدفع.
4. تسهيل الاتصال: تعمل الأنظمة المتقدمة على سد الفجوة بين فريق AP والأقسام الأخرى، مما يسمح بمعالجة الفواتير بشكل تعاوني واتخاذ القرار.
5. الأتمتة الشاملة: توفر أنظمة AP الأكثر تطورًا أتمتة شاملة، وتتعامل مع كل خطوة بدءًا من التقاط الفاتورة وحتى معالجة الدفع. إنها توفر المرونة في طرق الدفع وتبسط التسوية، مما يجعل عملية AP بأكملها فعالة وسهلة الاستخدام.

وفي الختام

إن تحويل الحسابات الدائنة من خلال الأتمتة ليس مجرد اتجاه، بل هو تحول أساسي في الإدارة المالية للشركات التي ترغب في الحفاظ على قدرتها التنافسية في بيئة عمل دائمة التطور. من خلال تبني أتمتة AP، تعمل الشركات على تحسين الكفاءة والدقة وقابلية التوسع، مع تحقيق وفورات في التكاليف وتحسين العلاقات مع الموردين. 

هذا التحول نحو الرقمنة في عمليات AP يزود المؤسسات بالقدرة والأدوات اللازمة للتنقل بين تعقيدات التمويل الحديث، وتعزيز عملية صنع القرار والعلاقات والتخطيط الاستراتيجي بشكل أفضل. مع تحرك العالم بسرعة نحو النهج الرقمي أولاً، يصبح دور أتمتة نقاط الوصول مهمًا بشكل متزايد، مما يضع الشركات القابلة للتكيف لتحقيق النجاح.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/ap-transformation/