في بعض الأحيان، يمكن أن تستغرق العمليات التجارية الأساسية وقتًا أطول بكثير مما يدركه قادة الأعمال. الفواتير، على سبيل المثال، هو شيء من هذا القبيل كل فريق محاسبي عليه أن يتعلم كيفية الإدارة.

تبدو عملية إعداد الفواتير بسيطة في جوهرها: حيث يقدم البائع السلع أو الخدمات، ويوضح تفاصيل العناصر المقدمة، ويرسل فاتورة إلى العميل (المعروفة أيضًا باسم فاتورة). العميل إذن فاتورة يتلقى الفاتورة، ويتحقق من دقتها، ويقدم الدفع إلى البائع. 

بسيطة، أليس كذلك؟ قد يبدو الأمر كذلك، لكن في الواقع، 66٪ من الأنشطة التجارية يقولون أنهم ينفقون أكثر من خمسة أيام شهريا معالجة الفواتير. مع وجود 20 إلى 25 يوم عمل فقط شهريًا، فإن تأثير خمسة أيام كاملة يتم استهلاكها في إرسال واستلام ومعالجة دفعات الفواتير يعد بمثابة تحسين كبير لفريق الحسابات المدينة وفريق الحسابات الدائنة التابع لها.

اليوم، إحدى أفضل الطرق لمعالجة أوجه القصور في العمليات وتعزيز الكفاءة التنظيمية هي الاستثمار في حلول SaaS الرقمية التي تعمل على تبسيط العمليات المذكورة. تساعد Xero، إحدى أدوات المحاسبة SaaS الرائدة للشركات الصغيرة ومتوسطة الحجم، على معالجة أوجه القصور المتعلقة بالفواتير والتحديات الأخرى في الدورة الالمحاسبية.

بشكل منفصل، يعد برنامج فاتورة Xero حلاً قويًا، ولكن عند إقرانه ببرامج أخرى أتمتة AP الأدوات، فعاليتها تزيد بشكل كبير. دعونا نلقي نظرة على ما يمكن أن تقدمه حلول فاتورة Xero للشركات، ثم ننظر إلى ما يمكن أن تفعله Xero عند إقرانها بعروض SaaS الأخرى.

برنامج Xero لفواتير حسابات القبض

على دراية تامة بتحديات التدفق النقدي ومطاردة دفعات الفواتير المتأخرة، فإن الحسابات المستحقة الفريق مسؤول عن جمع كل الأموال التي تجنيها الشركة. سواء كانت المؤسسة تعمل بنظام B2B أو B2C، فإن فريق AR له أهمية كبيرة في ضمان وصول الأموال النقدية إلى الأعمال بمعدل يدعم نفقات الأعمال ومبادرات النمو.

كيفية القيام بالواقع المعزز في Xero

بدلاً من إنشاء الفواتير يدويًا لكل عميل، وإرسال رسائل بريد إلكتروني فردية لتنبيه المستخدمين بالمدفوعات القادمة، وإنشاء تقارير التدفق النقدي اليدوية، يمكن لفرق الواقع المعزز دمج Xero في النظام البيئي للواقع المعزز للوصول إلى عدد من الميزات المفيدة وإمكانيات الفوترة الآلية.

مع Xero، أصبح إنشاء الفاتورة وكل مهمة تالية أسهل بكثير. سيُطلب منك الاختيار بين "الفواتير الكلاسيكية" و"الفواتير الجديدة" في Xero؛ إذا كانت الكفاءة هي هدفك، فاختر "فواتير جديدة" لتقليل عبء العمل ورفع البيانات يدويًا. إليك كيفية إنشاء الفاتورة عند استخدام "الفواتير الجديدة" من Xero:

1. تأكد من إضافة معلومات الاتصال بالعميل إلى Xero أولاً. باستخدام الفواتير الجديدة، يمكنك ملء بعض الحقول تلقائيًا بهذه التفاصيل. 
2. انتقل إلى "فاتورة" الوحدة النمطية في تطبيق Xero. 
3. ابدأ بكتابة اسم العميل في "إلى" الحقل، ويجب ملء تفاصيل العميل في الفاتورة.
4. املأ جميع الحقول المطلوبة مثل "البند الكمية،" و "سعر."
5. قم بسحب العناصر وإفلاتها لتحريكها بترتيب معين.
6. عند ملء الفاتورة، اختر "حفظ وإضافة آخر" or "تقدم للحصول على موافقة."

لا يسمح برنامج فاتورة Xero لخبراء الواقع المعزز بإرسال تذكيرات تلقائية بالدفع وإنشاء فواتير مخصصة بسهولة فحسب، بل إنه يوفر أيضًا مجموعة كاملة من الميزات التي تستهدف الواقع المعزز، مثل:

تتبع حالة الفاتورة

إن توزيع الفواتير في المرة الأولى أمر صعب بما فيه الكفاية؛ لا يقتصر دور Xero على تحويل عملية إنشاء الفاتورة الأولية إلى بضع نقرات فقط، ولكنه يوفر أيضًا تتبع الفواتير والتحليلات في الوقت الفعلي. هل هناك عميل لديه دفعات مستحقة أو مشاكل مستمرة في الدفع؟ بإمكان Xero المساعدة في إخطار فريق الواقع المعزز قبل أن تخسر شركتك الأموال التي كسبتها بشق الأنفس.

معالجة الدفع عبر الإنترنت

لقد انتهى العملاء من إرسال الشيكات - فهم يريدون الدفع عبر الإنترنت! أصبحت معالجة الدفع عبر الإنترنت في متناول اليد باستخدام المكونات الإضافية المناسبة التابعة لجهات خارجية والمتوفرة من خلال Xero. سيحب العملاء مدى سهولة ذلك، وسيحب فريق الواقع المعزز أن هذه العملية لا تتطلب اللمس إلى حد كبير من جانبهم.

قوالب فاتورة زيرو

يمكن للفواتير الرسمية ذات النمط الموحد والشعار المضمن ومعدل الخطأ المنخفض أن تساعد الشركات على بناء علامة تجارية تتسم بالموثوقية والثقة، ومع قوالب فاتورة Xero، لا يمكن تجنب الفواتير الأصلية.

لإنشاء قالب فاتورة Xero، اتبع ما يلي:

1. انقر فوق اسم البائع، ثم انقر فوق، "إعدادات."
2. انتقل إلى البرنامج المساعد في التأليف "إعدادات الفاتورة."
3. أختار "موضوع العلامة التجارية الجديدة."
4. أدخل تسمية للإشارة إلى قالب فاتورة Xero المحدد هذا في المستقبل. شيء مثل "نموذج الفاتورة الشهرية للعميل XYZ" سيعمل.
5. تخصيص تصميم الفاتورة وإجراء أي تعديلات مطلوبة. 
6. انقر "حفظ."
7. لإلقاء نظرة على نماذج الفواتير المحفوظة، ابحث عن اسم القالب الذي تريد عرضه أو استخدامه وانقر فوقه "معاينة."

الفواتير الأولية Xero 

ترسل معظم الشركات الفواتير بعد توفير السلع أو الخدمات، ولكن إذا كانت مؤسستك تعتمد على الفواتير الأولية التي يتم استخدامها قبل تقديم العروض للمستخدمين النهائيين، فإن Xero لم يستبعدك. تشبه فواتير Xero الأولية قالب فاتورة Xero، إلا أنها تم تصميمها بشكل مختلف قليلاً لتناسب احتياجات عملك.

Xero لمعالجة الفواتير في الحسابات الدائنة

على الجانب الآخر من عملية الفواتير، حسابات قابلة للدفع يعمل الفريق بلا كلل لمعالجة الفواتير الواردة، والتحقق من استلام البضائع والخدمات بما يتماشى مع ما هو موجود في الفاتورة، والتنقل في عملية الموافقة على الدفع، وإرسال المدفوعات إلى البائعين المنتظرين.

كيفية عمل AP في Xero

تمامًا مثل نظرائهم في الواقع المعزز، يمكن لأعضاء فريق AP الاعتماد على برنامج فاتورة Xero لتسهيل حياتهم بعدة طرق. ولعل أبرز وظيفة لـ Xero في مجال AP هي استيراد الفاتورة ومعالجتها.

خطوة بخطوة، إليك ما قد يبدو عليه الأمر:

1. بعد إرسال الفاتورة من قبل البائع، يمكنك تحميل ملف PDF للفاتورة إلى Xero. 
2. للتحقق من الفواتير أو بدء عملية الموافقة، انتقل إلى "اعمال" وحدد القائمة "الفواتير."
3. قم بإجراء التحقق اليدوي من الفاتورة من خلال مقارنة وصف السلعة والمبلغ والسعر مع البضائع أو الخدمات المستلمة. 
4. بمجرد أن يصبح جاهزًا للموافقة، يمكن للموافق عليه النقر عليه "الموافقة والبريد الإلكتروني" لإرسال الفاتورة ليتم دفعها. 

يمكنك أيضًا إعادة توجيه الفواتير إلى عنوان بريد إلكتروني محدد لمسح بعض التفاصيل المملوءة

ميزات Xero الأخرى التي تحبها فرق AP هي: 

إدارة الفاتورة البسيطة

قد يكون تتبع الديون قصيرة الأجل المستحقة أمرًا صعبًا؛ مع وجود مجموعة واسعة من الفواتير المستحقة في أوقات مختلفة على مدار الأشهر، فإن فرق AP لديها عمل إداري محدد لهم. مع برنامج فاتورة Xero، يصبح تتبع تواريخ الاستحقاق القادمة والفواتير المستحقة تلقائيًا. 

قدرات الدفع دفعة

من خلال تمكين الدفعات المجمعة ضمن برنامج فاتورة Xero، يمكن لفرق AP الاستمتاع بإدخال بيانات يدوي أقل بكثير وتقليل وقت المعالجة عند إجراء الدفعات.

سير عمل الموافقة

بفضل إمكانات سير عمل الموافقة القابلة للتخصيص ضمن Xero، يمكن لفرق AP إرسال دفعات الفواتير من خلال قنوات الموافقة المناسبة، كل ذلك في النظام الأساسي نفسه. لا مزيد من سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة والمدفوعات المتأخرة بسبب فوضى البريد الوارد. 

البنك المصالحة

تعمل Xero على أتمتة تسوية المدفوعات المقدمة للفواتير، مما يبسط عملية مطابقة المعاملات مع الفواتير المقابلة. تضمن هذه الميزة سجلات مالية دقيقة وتقلل من مخاطر الأخطاء.

فجوات ملحوظة في عملية Xero AP

من الواضح أن Xero يوفر دفعة كبيرة لفرق المحاسبة ضمن الشركات المتنامية في مجموعة واسعة من الصناعات. النظام الأساسي موثوق به، وتم اختباره جيدًا، ومتطور باستمرار، ولكن هناك العديد من الطرق الأخرى لتحسين عمليات AP وAR باستخدام أدوات تتمحور حول التشغيل الآلي. ببساطة – هناك الكثير من الأشياء التي يمتلكها Xero لا تستطيع أن تفعل، أيضاً. بعض أكبر القيود التي تواجه فرق AP التي تستخدم برنامج فاتورة Xero هي:

قيود التقاط الفاتورة

يعد Xero رائعًا لمسح وتخزين مستندات الأعمال مثل الفواتير، ولكنه محدود جدًا في استخراج نقاط البيانات الرئيسية من الصور الممسوحة ضوئيًا. وهذا يترك فرق AP عالقة في مهام إدخال البيانات يدويًا في كل مرة يتم فيها استلام فاتورة جديدة. الحديث عن وقت تمتص!

قيود تعقيد الأعمال

لا يوفر برنامج فاتورة Xero الكثير من التخصيصات للفواتير والفواتير، مما يجعل من الصعب تبسيط عمليات AP.

قيود سير عمل الموافقة

إذا كنت تبحث عن إعداد سير عمل شديد التعقيد أو سير عمل قابل للتكيف اعتمادًا على مبلغ الفاتورة، فستحتاج إلى أداة أتمتة تكميلية لتحقيق هذا الواقع.

قيود الإبلاغ

في الوقت الذي يتوقع فيه قادة الأعمال رؤى في الوقت الفعلي عند اتخاذ القرارات، لن تتمكن Xero من توفير مستوى التفاصيل اللازمة لاتخاذ قرارات تعتمد على البيانات يمكنك الوثوق بها.

الشبكات النانوية لأتمتة AP

 لنكن واضحين: يضيف Xero قيمة هائلة إلى الدورة المحاسبية ككل. يساعد حل SaaS الرقمي على إدخال الشركات إلى العصر الرقمي، ولكن مع عمليات التكامل الصحيحة والأدوات التكميلية، يمكن لـ Xero القيام بالمزيد. مع النانو، عرض SaaS لأتمتة AP، يمكن معالجة جميع فجوات AP التي تم الكشف عنها أعلاه بسرعة.

استخدام شبكات النانو لأتمتة AP في Xero

بعد دمج Nanonets مع برنامج فاتورة Xero، ستعجبك هذه التعزيزات أتمتة AP يعطي للوظيفة الشاملة. على سبيل المثال: 

تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والمعالجة الآلية للفواتير

باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، تستطيع شبكات النانو قراءة البيانات الرئيسية واستخراجها من الفواتير الواردة وتقليل إدخال البيانات يدويًا. لا تقلق؛ وسيتم تسجيل سجلات الفواتير في Xero أيضًا، مما يضمن مطابقة البيانات بشكل مثالي بين المنصتين دون أي تدخل بشري. الآن، معالجة الفواتير - بما في ذلك اتجاهين والمطابقة الثلاثية – يمكن إجراؤها تلقائيًا. 

أتمتة الدفع

مع دمج شبكات Nanonets Stripe وWise وACH، لم تعد أتمتة الدفع مجرد حلم؛ إنها حقيقة. يمكن لفرق AP استخدام تكامل Nanonets وXero للقيام بذلك أتمتة عملية الدفع. ويمكن وضع قواعد مخصصة طوال العملية أيضًا. يمكنك إنشاء سير عمل موافقة مخصص، وتعيين حدود الدفع، وتعزيز الأمان باستخدام قواعد أخرى.

إدارة الموردين

اختيار البائعين صعب بما فيه الكفاية؛ يمكن أن يكون الحفاظ على جميع معلوماتهم محدثة وصحيحة في Xero مهمة لا تنتهي أبدًا. باستخدام Nanonets، يمكن تحديث معلومات البائع تلقائيًا استنادًا إلى بيانات الفاتورة الحالية، مما يجعل إدارة البائع بسيطة قدر الإمكان.

تقارير الجيل القادم

منذ البداية، كانت لوحات المعلومات وميزات إعداد التقارير الآلية جزءًا من عروض Nanonets. من خلال عدد قليل من تمارين النقر والإفلات، يمكن لفريق AP الخاص بك - وفرق المحاسبة الأخرى - الحصول على تقارير تغطي جميع القواعد.

كيف تعمل شبكات النانو و Xero معًا

عادةً ما يستغرق إعداد التكامل بين Nanonets وXero بضع دقائق فقط. فيما يلي رسم توضيحي لـ Nanonets التي تتلقى الفواتير من مصادر متعددة مثل DropBox وGMail وتعالجها.

لا يقتصر هذا على الفواتير فقط، بل أيضًا على أمر الشراء والمستندات الأخرى. بعد الموافقة في سير العمل الذي يمكنك إعداده، تصبح البيانات جاهزة للمزامنة في Xero.

يمكن للشبكات النانوية معالجة الفواتير واستخراج المعلومات الأساسية وتسليم تلك المعلومات إلى Xero وأتمتة العمليات. لقد كان هذا التكامل متاحًا منذ سنوات، مما يجعله شيئًا يمكنك أنت ومؤسستك البدء في الاستفادة منه الآن. لا تنتظر لتجربة فوائد Nanonets وXero؛ نبدأ الآن.

فوائد إقران شبكات النانو مع Xero

إن Nanonets وXero، القويان منفصلان ولا يمكن إيقافهما معًا، على استعداد لتغيير طريقة عمل محترفي المحاسبة. لم يعد يكفي أن يكون لديك نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) قوي أو حل محاسبي سهل الاستخدام؛ تعد الأتمتة أمرًا ضروريًا لجميع الشركات، ومع Nanonets، تصبح رحلة الأتمتة أكثر سهولة في الإدارة. 

ومن خلال استثمار الوقت والموارد في إعداد هذه الأدوات، سترى عائد الاستثمار يتحقق بعدة طرق مختلفة.

• إنتاجية - أولاً، سوف ترتفع الإنتاجية بشكل كبير. تقوم الأتمتة بأكثر من مجرد جعل المهام أكثر كفاءة، فهي تمكن أيضًا فرق AP وAR من تركيز جهودهم على جوانب ذات قيمة مضافة أكبر للأعمال. 
• مكاسب مالية – تعزيز الإنتاجية يؤدي إلى تحسين النتائج المالية للشركات.
• رضا الفريق – تعمل شبكات النانو وXero على جعل الأشخاص الذين يقومون بالعمل أقل توتراً وأكثر سعادة في وظائفهم بشكل عام. عندما يكون لديك فريق عمل سعيد، ينفتح العالم كله. 

عند استخدامهما معًا، يمكنك الاستمتاع بكل البراعة المحاسبية لـ Xero مع قوة التشغيل الآلي لـ Nanonets. عندما تبدأ الإنتاجية في الارتفاع، وتبدأ الأخطاء اليدوية في الانخفاض، ويصبح عملاؤك وموظفوك أكثر سعادة وسعادة، ستكون سعيدًا جدًا لأنك فعلت ذلك.

لا ينبغي لقادة الأعمال الذين يتطلعون حقًا إلى تغيير الأمور أن ينظروا إلى أبعد من ذلك؛ ستغير هذه الأدوات الطريقة التي يدير بها عملك من البداية إلى النهاية. للبدء اليوم، قم بربط Nanonets مع Xero وابدأ العمل!

جدولة عرض توضيحي

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/